Rheolwr Prosiect Portffolio Digidol

Pan fyddwch yn cyflwyno eich cais, bydd yr hysbysiad preifatrwydd canlynol yn berthnasol:

Mae eich data yn cael eu casglu gan Ymddiriedolaeth GIG Prifysgol Felindre, y gellir dod o hyd i'w hysbysiad preifatrwydd yma.

Y rheolydd data ar gyfer yr wybodaeth hon yw Ymddiriedolaeth GIG Prifysgol Felindre. Darperir y system tracio ceisiadau hon gan Civica UK Ltd (https://www.civica.com/en-gb/product-pages/trac/) fel prosesydd data.

I wneud ymholiad, cais am yr wybodaeth bersonol a gedwir amdanoch yn rhan o'r broses hon, neu i drefnu i gywiro unrhyw gamgymeriadau, gallwch gysylltu naill ai â'r tîm sy'n ymdrin â'ch cais neu â'r Swyddog Diogelu Data ([email protected]).

Partneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru (PCGC)

Gwasanaethau Recriwtio Hysbysiad Preifatrwydd

Cyflwyniad

Mae GIG Cymru yn gartref i saith sefydliad iechyd, sy’n cynnwys Partneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru (PCGC). Mae PCGC yn darparu llawer o wasanaethau ledled Cymru. Mae hyn yn cynnwys recriwtio.

Os oes unrhyw ymholiadau gennych am yr wybodaeth hon, mae’n rhaid i chi gysylltu â Gwasanaethau Recriwtio trwy ffonio 02921 500200 neu e-bostio

De-ddwyrain Cymru – [email protected]

De-orllewin Cymru – [email protected]

Gogledd Cymru – [email protected]

Cyhoeddwyd y daflen hon gan dîm Llywodraethu Gwybodaeth PCGC i gynorthwyo a hwyluso'r broses recriwtio yn GIG Cymru.

Eich hawliau

Mae’r daflen hon yn egluro’ch hawliau o dan ddeddfwriaeth newydd, sef y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data. Mae’n pwysleisio bod angen i PCGC sicrhau ein bod yn egluro sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth yn ystod y broses recriwtio.

Bydd yr wybodaeth a roddwn ichi am sut y byddwn yn defnyddio’ch gwybodaeth:

yn gryno, yn hawdd ei darllen ac yn hygyrch

wedi’i hysgrifennu’n glir ac yn syml ac

yn rhad ac am ddim.

Pa gyfreithiau ydyn ni’n eu dilyn?

Y gyfraith sy’n pennu sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth. Dyma restr o’r cyfreithiau rydym yn eu dilyn sy’n caniatáu inni ddefnyddio’ch gwybodaeth:

Y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data

Bil Diogelu Data’r DU

Y Ddeddf Hawliau Dynol

Y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth

Dyletswydd Cyfrinachedd y Gyfraith Gyffredin

Y Ddeddf Camddefnyddio Cyfrifiaduron

Deddf y Comisiwn Archwilio

Y Ddeddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwiliol

Deddf Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith 1974

Cyfarwyddiaeth Gwasanaethau Recriwtio Partneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru, sy’n gweinyddu’r broses recriwtio ar gyfer GIG Cymru, yw deiliad a defnyddiwr eich gwybodaeth.

Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei defnyddio at ddibenion recriwtio?

Caiff yr wybodaeth a restrir isod, y byddwch yn ei darparu ar eich ffurflen gais, ei defnyddio at ddibenion recriwtio. Drwy gyflwyno cais ar gyfer un o sefydliadau GIG Cymru rydych yn caniatáu i ddata sydd eisoes yn cael ei gadw gan eich cyflogwr drosglwyddo gyda chi i alluogi proses recriwtio ddiogel ac effeithlon os byddwch yn symud i unrhyw swydd arall o fewn GIG Cymru (neu GIG Loegr).

Caiff data personol eu trosglwyddo trwy’r broses Trosglwyddo Rhyngawdurdodol ar ESR. Mae'r data hyn yn cynnwys:

Enwau, cyfeiriadau, rhifau ffôn, dyddiadau geni

Gwybodaeth bersonol sy’n cynnwys rhyw, hil, ethnigrwydd, cyfeiriadedd rhywiol, credoau crefyddol (os ydych chi wedi darparu’r wybodaeth hon)

Gwybodaeth feddygol gan gynnwys gwybodaeth am eich iechyd corfforol neu unrhyw gyflyrau sydd gennych (os darparoch y fath wybodaeth)

Hanes cyflogaeth gan gynnwys hanes swyddi, pwynt graddfa gyflog, dyddiad codiad cyflog a dyddiadau gwasanaeth (i sicrhau y cewch y cyflog cywir)

Addysg a hyfforddiant

Geirdaon;

Cymwysterau

Gwybodaeth o’ch pasport / trwydded yrru

Trwyddedi gwaith (lle y bo hyn yn berthnasol)

Eich cofnod troseddol (lle y bo hyn yn berthnasol)

Absenoldeb salwch

Cofrestriadau Proffesiynol

Imiwneiddio a brechu (mae’r wybodaeth hon yn gyfyngedig i weithwyr iechyd galwedigaethol proffesiynol ac fe’i diogelir trwy Broffiliau Cyfrifoldeb Defnyddwyr)

Rydym hefyd yn casglu dogfennau o dystiolaeth wrth gwblhau gwiriadau cyn cyflogaeth gorfodol. Mae’r rhain cynnwys dogfennau fel:

Gwybodaeth dogfen hunaniaeth er enghraifft Pasbort a Thrwydded Yrru

Biliau cyfleustodau

Gwybodaeth am eich hawl i weithio

Gellir casglu'r wybodaeth hon oddi wrthych trwy gyfarfod gwirio cyn cyflogaeth Wyneb yn Wyneb, trwy ein Technoleg Dilysu Dogfennau Hunaniaeth (ID Trust) neu drwy e-bost. Bydd yn cael ei chadw ar eich ffeil bersonol a gellir ei defnyddio at ddibenion recriwtio yn y dyfodol os byddwch yn symud i rôl arall o fewn GIG Cymru.

Os nad ydych yn dymuno i'ch dogfen adnabod a gwybodaeth cyn cyflogaeth gael eu hailddefnyddio at y diben hwn eu gallwch ffonio ein desg gymorth ar 02920 500200

Noder, pan ddefnyddir system Trust ID i ddilysu eich cyfeiriad fel rhan o’r camau gwirio cyn cyflogi, bydd hyn yn cael ei wirio trwy Equifax a bydd yn cael ei ddangos fel chwiliad meddal ar eich adroddiad credyd. Nid yw hyn yn effeithio ar eich statws credyd.

Lle bo angen gwiriad DBS boddhaol ar gyfer y rôl, bydd hyn yn rhan o gynnig amodol. Os bydd tystysgrif y DBS yn cynnwys gwybodaeth, bydd yn ofynnol i’r ymgeisydd llwyddiannus ddarparu’r dystysgrif DBS i Wasanaethau Recriwtio PCGC neu’r Rheolwr Recriwtio er mwyn gallu gwneud penderfyniad recriwtio.

Derbynwyr eich data (fel Rheolydd Data) fydd y Bwrdd/Ymddiriedolaeth Iechyd sy'n cyflogi rydych chi wedi trosglwyddo iddo. Bydd eich cyflogwr presennol, a fydd yn prosesu a throsglwyddo eich data i'r cyflogwr newydd, yn Rheolydd Data am yr amser y cewch eich cyflogi gyda'r sefydliad penodol hwnnw yn unig a bydd, i bob pwrpas, yn Brosesydd Data wrth drosglwyddo'r wybodaeth honno. I bob pwrpas, Prosesydd Data yw'r cyflenwr system a'r feddalwedd a ddefnyddir i drosglwyddo data ac fe'i prynwyd trwy gontract i'w ddefnyddio gan bob Bwrdd Iechyd ac Ymddiriedolaeth.

Mae PCGC hefyd yn llunio adroddiadau o bryd i’w gilydd am berfformiad a gweithgarwch Byrddau Iechyd GIG Cymru. Darperir gwybodaeth ddienw hefyd at ddibenion dadansoddiadau cyfle cyfartal.

Mae’n bosibl y byddwn hefyd yn defnyddio’ch cyfeiriad e-bost i gyhoeddi arolygon ar gyfer adborth cwsmeriaid ac ymgeiswyr er mwyn gwella ein gwasanaeth.

Pam y caiff gwybodaeth ei phrosesu?

Sefydlwyd Rhaglen Penodi Hyd Ymddeoliad ESR i gyflawni’r nodau canlynol:

Sicrhau effeithlonrwydd trwy ddefnyddio ESR a thechnolegau gweithlu sy’n cysylltu â’i gilydd

Gwella’r broses o gynefino staff newydd trwy awtomeiddio a symleiddio prosesau gweithlu ac osgoi dyblygu gwaith a gwastraff

Atgyfnerthu polisïau a strategaethau gweithlu GIG Cymru, gan gynnwys:

Cyflogi staff newydd yn gynt

Gwella amseroedd aros a phrosesau iechyd galwedigaethol

Manteisio i’r eithaf ar y cysylltiadau rhwng NHS Jobs, TRAC, System Iechyd Galwedigaethol Cohort ac OPAS G2, Trust ID, Equifax, a rhyngwynebau ESR, a hefyd ar hygludedd data trwy broses Trosglwyddo Rhyngawdurdodol ESR

Cadw staff a gwella ymgysylltiad staff

Rheoli dysgu (gan gynnwys dysgu digidol), talent a pherfformiad

Fel ymgeisydd am swydd yn GIG Cymru, byddwn ni ond yn defnyddio’ch gwybodaeth a. at ddibenion recriwtio, er mwyn gwneud gwiriadau cyn cyflogaeth fel ein bod yn recriwtio mewn modd diogel a b. wrth ailddefnyddio’r gwiriadau hyn er mwyn recriwtio’n gynt ac arbed arian, os byddwch yn gwneud cais am swydd yn GIG Cymru yn y dyfodol.

Pe baech yn gwrthod rhoi caniatâd lle rydym wedi gofyn amdano, gallai hyn beri i’r cynnig gael ei dynnu’n ôl oherwydd y gwahanol safonau a deddfwriaeth y mae’n rhaid i GIG Cymru gydymffurfio â hwy bob amser.

Hefyd, ni fyddwn ond yn defnyddio’ch gwybodaeth heb eich caniatâd os yw’r gyfraith yn cyfiawnhau hynny. Gall hyn gynnwys cyhuddiadau o dwyll, lle mae’r ymgeisydd wedi dweud celwydd ar ei ffurflen gais, neu achosion lle mae’r ymgeisydd wedi cyflwyno dogfennau neu gymwysterau ffug.

ESR yw’r system gweithlu ar gyfer GIG Cymru a NHS England. Wrth dderbyn swydd yn y Bwrdd Iechyd / Ymddiriedolaeth, rydych yn derbyn y caiff data allweddol eu trosglwyddo neu eu mewnbynnu i ESR fel bod modd rheoli’r broses recriwtio a phrosesau gweithlu eraill yn effeithiol. Bydd hyn yn sicrhau effeithlonrwydd, prosesau recriwtio diogel a gwell diogelwch i gleifion.

At ddibenion eglurhad, mae'r Bwrdd Iechyd / Ymddiriedolaeth rydych chi'n gweithio iddo/iddi yn Rheolydd Data (sy'n gyfrifol am y data a gedwir) o'ch gwybodaeth, tra bod y system ESR a'r prosesau mewnol yn ogystal â PCGC, yn Broseswyr Data o'ch gwybodaeth.

Rhannu eich gwybodaeth

Mae rhesymau pam rydym yn rhannu gwybodaeth at ddibenion recriwtio.

Fel arfer, rydym yn gwneud hynny yn rhan o’r broses ymgeisio / recriwtio, er enghraifft:

Gweinyddu NHS Jobs/Trac/Capita/Cofnod Staff Electronig (ESR) a Trust ID, Equifax a Systemau Iechyd Galwedigaethol Cohort ac OPAS G2;

Llunio rhestr fer ymgeiswyr;

Cyfweld â’r ymgeiswyr ar y rhestr fer

Gwneud gwiriadau cyn cyflogaeth a gan ddefnyddio Meddalwedd Trust ID (pan fo’n berthnasol) i ddilysu dogfennau Hawl i Weithio a Dogfennau Hunaniaeth yn ddigidol a gwirio’r cyfeiriad yn erbyn dwy ffynhonnell megis Equifax at ddibenion hunaniaeth y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS);

Phenodi ymgeiswyr llwyddiannus i’r rôl y gwnaethant gais amdani

O dan y gyfraith, bydd eich gwybodaeth ond yn cael ei rhannu â’r rheolwyr recriwtio hynny sy’n gyfrifol am y broses recriwtio ar gyfer swydd wag yn eu hadran. Y rheswm dros hynny yw sicrhau mai dim ond staff priodol a gaiff fod yn rhan o’r gwaith o recriwtio staff, er eich budd chi a’r GIG.

Y sail gyfreithiol i ddefnyddio’r broses Trosglwyddo Rhyngawdurdodol a chysylltiadau eraill rhwng systemau gweithlu yw diddordeb cyfreithlon. O safbwynt diddordeb cyfreithlon y sefydliad neu ddiddordeb cyfreithlon trydydd parti, mae’r prosesu hwn yn angenrheidiol oni bai bod rheswm da dros ddiogelu data personol yr unigolyn sy’n drech na’r diddordebau hyn.

Yn arbennig, Erthygl 6 GDPR (Cyfreithlondeb Prosesu):

(b) mae angen prosesu ar gyfer cyflawni contract y mae gwrthrych y data yn cymryd rhan ynddo neu er mwyn cymryd camau, ar gais gwrthrych y data, cyn ymrwymo i gontract;

(c) mae angen prosesu er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol y mae'r rheolwr yn ddarostyngedig iddi;

Mae gan ddefnyddio categori data arbennig Erthygl 9(26)(h) sail gyfreithiol ar gyfer prosesu data personol ac mae hefyd yn berthnasol i drosglwyddo data am imiwneiddio a brechu.

Trwy rannu data personol trwy brosesau ESR diogel, mae’r profiad cynefino yn fwy syml, diogel a chyflym i’r ymgeisydd, ac mae hefyd yn sicrhau bod llai o ddyblygu gwaith, gwastraff ac oedi o gymharu â phrosesau papur amgen.

Mae gan sefydliadau yn y GIG felly ddiddordeb cyfreithlon wrth brosesu data yn y modd hwn, sef defnyddio proses Trosglwyddo Rhyngawdurdodol ESR a thechnolegau gweithlu sy’n cysylltu â’i gilydd.

Mae’n bwysig nodi bod gan bawb sy’n derbyn gwybodaeth amdanoch chi ddyletswydd i gadw’r wybodaeth honno’n gyfrinachol. Dim ond yr wybodaeth angenrheidiol y byddwn yn gofyn amdani, yn ei defnyddio ac yn ei rhannu.

Ni fyddwn byth yn gwerthu’ch gwybodaeth ac ni fyddwn yn ei rhannu heb yr awdurdod cyfreithiol priodol.

Diogelwch eich Gwybodaeth

Mae PCGC yn cymryd y cyfrifoldeb sydd ganddi i warchod eich gwybodaeth bersonol yn ddifrifol iawn. Ni waeth a yw'r wybodaeth honno ar ffurf electronig neu ar bapur.

Rydym hefyd yn cyflogi rhywun sy’n gyfrifol am reoli gwybodaeth a’i chyfrinachedd er mwyn sicrhau:

bod eich gwybodaeth wedi ei diogelu, ac er mwyn

rhoi gwybod ichi sut y caiff ei defnyddio.

Mae disgwyl i bob aelod o staff gwblhau hyfforddiant yn rheolaidd. Mae angen hyfforddiant cynhwysfawr er mwyn gallu diogelu’r wybodaeth sydd wedi ei rhoi i PCGC. Mae’r hyfforddiant hwn yn sicrhau bod pob aelod o staff sy’n gweithio yn GIG Cymru yn ymwybodol o’i gyfrifoldebau mewn perthynas â thrin eich gwybodaeth, ni waeth pa adran mae’n gweithio ynddi.

Beth yw’ch hawliau?

Bydd PCGC yn sicrhau eich bod yn gallu cael mynediad at eich gwybodaeth. Gwnawn hyn er mwyn sicrhau eich bod yn ymwybodol o ba wybodaeth sydd gennym.

Mae gennych yr hawl i:

wybod sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio ac i

dderbyn copïau o’r wybodaeth honno.

Os ydych chi am wybod rhagor am yr hawliau sydd gennych i weld eich data, cysylltwch â Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth PCGC.

Mae PCGC yn ceisio ymateb i bob cais i gael mynediad at wybodaeth cyn gynted â phosibl. Mae’n rhaid i’r sefydliad ymateb i’ch cais cyn pen mis ar ôl ei dderbyn, ond gellir ymestyn y cyfnod hwn os yw’r cais yn gymhleth ac yn fawr.

Dim ond i’ch gwybodaeth chi eich hun y mae’r hawliau hyn yn berthnasol. Serch hynny, gallwch wneud cais i weld gwybodaeth unigolyn arall os yw un o’r amodau hyn yn berthnasol:

Rydych yn rhiant neu’n warcheidwad i blentyn sy’n rhy ifanc i arfer ei hawliau cyfreithiol ei hun

Lle bo rhywun (sydd â’r galluedd meddyliol i allu gwneud hynny) wedi awdurdodi unigolyn i weithredu ar ei ran

Mewn achosion lle mae telerau’r Ddeddf Galluedd Meddyliol yn berthnasol.

Bydd PCGC yn gwirio’ch cais i sicrhau bod yr wybodaeth y gofynnir amdani yn wybodaeth bersonol. Bydd yn amlwg bod yr wybodaeth yn bersonol fel arfer, ond bydd PCGC yn cysylltu â chi os nad yw’n glir.

Oes rhaid i mi dalu ffi?

Yn y rhan fwyaf o achosion, byddwn yn darparu’r wybodaeth yn rhad ac am ddim.

Fodd bynnag, gallem godi ffi fach. Byddwn yn codi ffi os yw’r cais yn un mawr neu’n un sydd wedi ei gyflwyno sawl gwaith.

Bydd yn dibynnu ar faint y bydd yn costio i ddarparu’r wybodaeth. Os ydych chi eisiau gwybod rhagor am y ffioedd a godir am wybodaeth, cysylltwch â Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth PCGC.

Sut gaiff yr wybodaeth ei darparu?

Caiff yr wybodaeth ei darparu ar ffurf sy’n hawdd ei defnyddio ar system arall os yw’n electronig (e.e. ffeil Microsoft Word neu Excel). Fel arall, caiff ei darparu ar bapur.

Caniatâd (Cydsyniad)

Er mwyn sicrhau bod y defnydd o’ch gwybodaeth bersonol yn gyfreithlon, mae’n bosibl y bydd PCGC yn gofyn am eich caniatâd i’w defnyddio. Nid oes rhaid gwneud hynny os yw’r wybodaeth yn cael ei defnyddio at ddibenion cyfreithlon o dan ddeddfwriaeth bresennol, fel recriwtio.

Mae’n rhaid eich bod wedi rhoi caniatâd (cydsyniad) o’ch gwirfodd ac nad ydych wedi bod dan bwysau i wneud hynny. Mae’n rhaid bod hyn wedi ei wneud mewn modd eglur, ac mae’n rhaid eich bod yn ymwybodol o sut y caiff eich gwybodaeth ei thrin.

Rhoi gwybod ichi a chael eich cydsyniad

Os byddwn yn gofyn am eich caniatâd, cewch chi wybodaeth am hyn ar ffurf yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn. Bydd hyn yn egluro beth y mae gofyn ichi roi caniatâd ar ei gyfer. Bydd rhaid i PCGC brofi ei bod wedi rhoi gwybodaeth ichi, a’ch bod wedi llwyr ddeall beth roddoch chi ganiatâd ar ei gyfer.

Os gofynnir am ganiatâd, gallwch roi eich cydsyniad mewn sawl ffordd. Gallwch ei roi yn ysgrifenedig, trwy dicio blwch ar wefan, trwy ddewis opsiynau ar ap ffôn symudol, neu drwy unrhyw weithred arall sy’n dangos eich bod wedi derbyn y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio.

Beth am atal y defnydd o wybodaeth?

Er bod y seiliau cyfreithiol ar gyfer prosesu yn glir uchod, bydd PCGC yn ystyried cais am roi'r gorau i ddefnyddio a dderbynnir. Fodd bynnag, bydd PCGC yn storio gwybodaeth ond ni fydd yn ei defnyddio mwyach. Ond o ran prosesau’r rhaglen Penodi Hyd Ymddeoliad, mae’n annhebygol y bydd y data yn destun i hyn gan eu bod yn ymwneud â’r broses o’ch recriwtio.

Fodd bynnag, byddwch yn cael gwybod am unrhyw newidiadau i sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio, gan gynnwys rhoi’r gorau i ddefnyddio’ch gwybodaeth, ar yr adeg y cymerir y penderfyniad, a hynny ni waeth pa adran neu wasanaeth sydd dan sylw. Bydd unrhyw gyfyngiad o ran dileu eich gwybodaeth yn cael ei ystyried fesul achos ond bydd ceisiadau am ddileu a/neu gywiriad yn cael eu hystyried.

Fodd bynnag, caiff unrhyw geisiadau a dynnwyd yn ôl neu unrhyw geisiadau aflwyddiannus nad oeddent yn destun gwiriadau cyn cyflogaeth eu cadw am 13 mis. Cânt eu dinistrio ar ôl y cyfnod hwn.

Penderfyniadau a wneir yn awtomatig

Mae PCGC hefyd yn cymryd camau i atal y risgiau a all godi o gymryd penderfyniadau yn awtomatig:

Bydd hyn yn berthnasol i chi pan:

fydd yn broses awtomatig a

fydd gan benderfyniad a wnaed â’ch gwybodaeth rym cyfreithiol.

Mae’n bosibl y bydd PCGC yn awtomeiddio rhai penderfyniadau â’ch gwybodaeth, ond fel arfer bydd rhywfaint o fewnbwn gan fod dynol wrth wneud hyn. Mae gwirio/dilysu cymwyseddau cenedlaethol cyn eu cymeradwyo a’u cofnodi ar eich cofnod ESR yn enghreifftiau o hyn.

Fodd bynnag, bydd PCGC yn cymryd camau i nodi faint o benderfyniadau a wneir yn awtomatig ac i ystyried a yw’r rhain yn dderbyniol.

Bydd PCGC yn sicrhau bod unrhyw broffilio awtomatig yn deg ac yn gyfreithlon. Bydd PCGC yn defnyddio gweithdrefnau priodol, gan gynnwys cywiro gwallau lle bo data yn anghywir.

Ymgeiswyr llwyddiannus

Os yw’ch cais yn llwyddiannus, caiff eich data ei lawrlwytho i system Electronic Staff Record (ESR).

Mae’r system ESR hefyd yn rhyngwynebu â systemau eraill megis Cofrestr y Cyngor Nyrsio a Bydwreigiaeth (NMC), y System Iechyd Galwedigaethol a Gwasanaeth Diweddaru’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS).

Pan fydd canlyniad gwiriad DBS yn cael ei gofnodi ar eich cyfer yn ESR, bydd y system ESR yn cynnal chwiliad ar wasanaeth diweddaru'r DBS. Mae hyn er mwyn sefydlu a oes gennych dystysgrif DBS fyw gyda Gwasanaeth Diweddaru’r DBS.

Beth am yr hawl i gywiro neu i ddileu gwybodaeth anghywir?

Mae gennych yr hawl i ofyn i PCGC gywiro unrhyw wallau yn eich gwybodaeth.

Mae’n rhaid i PCGC sicrhau ei bod yn dileu neu’n cywiro unrhyw wybodaeth y profwyd ei bod yn anghywir neu’n anghyflawn.

Cadw eich gwybodaeth

Cedwir cofnodion yn unol ag atodlen cadw a gwaredu Cod Ymarfer Rheoli Cofnodion lleol ar gyfer amserlen cadw a gwaredu. Mae hyn yn pennu’r cyfnod lleiaf o amser y dylid cadw cofnodion.

Mae’r rhain yn cynnwys (er enghraifft):

Ffeiliau personél - 6 mlynedd ar ôl gadael y gwasanaeth

Cofnodion Gwyliau Blynyddol - 2 flynedd

Mae gan system Recriwtio Trac reolau cadw data yn eu lle, lle bydd ffeil ymgeisydd yn cael ei dileu o'r system, 400 diwrnod o ddyddiad cyflwyno'r cais.

Bydd cofnodion ymgeiswyr llwyddiannus hefyd yn cael eu dileu ar ôl 400 diwrnod oni bai bod dyddiad cychwyn yn cael ei gytuno a'i gofnodi yn Trac, yna bydd 200 diwrnod ychwanegol nes bod ffeil yr ymgeisydd yn cael ei dileu.

Gwneud cwyn

Os hoffech wneud cwyn ynghylch unrhyw broblemau sydd wedi codi mewn perthynas â’ch gwybodaeth, cysylltwch â:

Tim Knifton

Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth

[email protected]

Os ydych chi’n dal yn anfodlon yn dilyn eich cwyn, mae gennych yr hawl i wneud cwyn i:

Trwy’r post

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth

Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Rhif Ffôn: 0303 123 1113

Mae'r cyfeiriad electronig ar gyfer cwynion trwy'r porth yn: https://ico.org.uk/make-a-complaint/

Manylion cyswllt dwyieithog yng Nghymru yw

[email protected]

0330 414 6421

Systemau eraill

Mae Canolfan Hunangymorth wedi ei sefydlu ar gyfer ESR, er mwyn cynorthwyo staff a rheolwyr wrth iddynt ddefnyddio ESR i gyflawni tasgau gweithlu (fel cofnodi gwyliau blynyddol er enghraifft neu weld eich slip cyflog a rheoli absenoldebau).

Bydd system Zen Desk yn eich galluogi i gyfathrebu’n hawdd â thîm cymorth ESR a hynny dros y ffôn, trwy e-bost ac mewn cyfleusterau sgwrsio. Bydd gofyn ichi gadarnhau pwy ydych chi gan ddatgan eich enw, eich rhif cyflogaeth ESR a natur eich ymholiad. Peidiwch â rhoi unrhyw wybodaeth bersonol arall.

Rhagor o wybodaeth

I gael rhagor o wybodaeth yn ymwneud â'r daflen hon neu os oes gennych unrhyw gwestiynau ar gynnwys yr wybodaeth hon, cysylltwch â PCGC trwy anfon e-bost neu drwy ffonio:

E-bost: [email protected]

Ffôn: 02921 500200

Gwefan: http://nww.employmentservices.wales.nhs.uk/recruitment

Pan fyddwch yn cyflwyno eich cais, bydd yr hysbysiad preifatrwydd canlynol yn berthnasol:

Mae eich data yn cael eu casglu gan Ymddiriedolaeth GIG Prifysgol Felindre, y gellir dod o hyd i'w hysbysiad preifatrwydd yma.

Y rheolydd data ar gyfer yr wybodaeth hon yw Ymddiriedolaeth GIG Prifysgol Felindre. Darperir y system tracio ceisiadau hon gan Civica UK Ltd (https://www.civica.com/en-gb/product-pages/trac/) fel prosesydd data.

I wneud ymholiad, cais am yr wybodaeth bersonol a gedwir amdanoch yn rhan o'r broses hon, neu i drefnu i gywiro unrhyw gamgymeriadau, gallwch gysylltu naill ai â'r tîm sy'n ymdrin â'ch cais neu â'r Swyddog Diogelu Data ([email protected]).

Partneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru (PCGC)

Gwasanaethau Recriwtio Hysbysiad Preifatrwydd

Cyflwyniad

Mae GIG Cymru yn gartref i saith sefydliad iechyd, sy’n cynnwys Partneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru (PCGC). Mae PCGC yn darparu llawer o wasanaethau ledled Cymru. Mae hyn yn cynnwys recriwtio.

Os oes unrhyw ymholiadau gennych am yr wybodaeth hon, mae’n rhaid i chi gysylltu â Gwasanaethau Recriwtio trwy ffonio 02921 500200 neu e-bostio

De-ddwyrain Cymru – [email protected]

De-orllewin Cymru – [email protected]

Gogledd Cymru – [email protected]

Cyhoeddwyd y daflen hon gan dîm Llywodraethu Gwybodaeth PCGC i gynorthwyo a hwyluso'r broses recriwtio yn GIG Cymru.

Eich hawliau

Mae’r daflen hon yn egluro’ch hawliau o dan ddeddfwriaeth newydd, sef y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data. Mae’n pwysleisio bod angen i PCGC sicrhau ein bod yn egluro sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth yn ystod y broses recriwtio.

Bydd yr wybodaeth a roddwn ichi am sut y byddwn yn defnyddio’ch gwybodaeth:

yn gryno, yn hawdd ei darllen ac yn hygyrch

wedi’i hysgrifennu’n glir ac yn syml ac

yn rhad ac am ddim.

Pa gyfreithiau ydyn ni’n eu dilyn?

Y gyfraith sy’n pennu sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth. Dyma restr o’r cyfreithiau rydym yn eu dilyn sy’n caniatáu inni ddefnyddio’ch gwybodaeth:

Y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data

Bil Diogelu Data’r DU

Y Ddeddf Hawliau Dynol

Y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth

Dyletswydd Cyfrinachedd y Gyfraith Gyffredin

Y Ddeddf Camddefnyddio Cyfrifiaduron

Deddf y Comisiwn Archwilio

Y Ddeddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwiliol

Deddf Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith 1974

Cyfarwyddiaeth Gwasanaethau Recriwtio Partneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru, sy’n gweinyddu’r broses recriwtio ar gyfer GIG Cymru, yw deiliad a defnyddiwr eich gwybodaeth.

Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei defnyddio at ddibenion recriwtio?

Caiff yr wybodaeth a restrir isod, y byddwch yn ei darparu ar eich ffurflen gais, ei defnyddio at ddibenion recriwtio. Drwy gyflwyno cais ar gyfer un o sefydliadau GIG Cymru rydych yn caniatáu i ddata sydd eisoes yn cael ei gadw gan eich cyflogwr drosglwyddo gyda chi i alluogi proses recriwtio ddiogel ac effeithlon os byddwch yn symud i unrhyw swydd arall o fewn GIG Cymru (neu GIG Loegr).

Caiff data personol eu trosglwyddo trwy’r broses Trosglwyddo Rhyngawdurdodol ar ESR. Mae'r data hyn yn cynnwys:

Enwau, cyfeiriadau, rhifau ffôn, dyddiadau geni

Gwybodaeth bersonol sy’n cynnwys rhyw, hil, ethnigrwydd, cyfeiriadedd rhywiol, credoau crefyddol (os ydych chi wedi darparu’r wybodaeth hon)

Gwybodaeth feddygol gan gynnwys gwybodaeth am eich iechyd corfforol neu unrhyw gyflyrau sydd gennych (os darparoch y fath wybodaeth)

Hanes cyflogaeth gan gynnwys hanes swyddi, pwynt graddfa gyflog, dyddiad codiad cyflog a dyddiadau gwasanaeth (i sicrhau y cewch y cyflog cywir)

Addysg a hyfforddiant

Geirdaon;

Cymwysterau

Gwybodaeth o’ch pasport / trwydded yrru

Trwyddedi gwaith (lle y bo hyn yn berthnasol)

Eich cofnod troseddol (lle y bo hyn yn berthnasol)

Absenoldeb salwch

Cofrestriadau Proffesiynol

Imiwneiddio a brechu (mae’r wybodaeth hon yn gyfyngedig i weithwyr iechyd galwedigaethol proffesiynol ac fe’i diogelir trwy Broffiliau Cyfrifoldeb Defnyddwyr)

Rydym hefyd yn casglu dogfennau o dystiolaeth wrth gwblhau gwiriadau cyn cyflogaeth gorfodol. Mae’r rhain cynnwys dogfennau fel:

Gwybodaeth dogfen hunaniaeth er enghraifft Pasbort a Thrwydded Yrru

Biliau cyfleustodau

Gwybodaeth am eich hawl i weithio

Gellir casglu'r wybodaeth hon oddi wrthych trwy gyfarfod gwirio cyn cyflogaeth Wyneb yn Wyneb, trwy ein Technoleg Dilysu Dogfennau Hunaniaeth (ID Trust) neu drwy e-bost. Bydd yn cael ei chadw ar eich ffeil bersonol a gellir ei defnyddio at ddibenion recriwtio yn y dyfodol os byddwch yn symud i rôl arall o fewn GIG Cymru.

Os nad ydych yn dymuno i'ch dogfen adnabod a gwybodaeth cyn cyflogaeth gael eu hailddefnyddio at y diben hwn eu gallwch ffonio ein desg gymorth ar 02920 500200

Noder, pan ddefnyddir system Trust ID i ddilysu eich cyfeiriad fel rhan o’r camau gwirio cyn cyflogi, bydd hyn yn cael ei wirio trwy Equifax a bydd yn cael ei ddangos fel chwiliad meddal ar eich adroddiad credyd. Nid yw hyn yn effeithio ar eich statws credyd.

Lle bo angen gwiriad DBS boddhaol ar gyfer y rôl, bydd hyn yn rhan o gynnig amodol. Os bydd tystysgrif y DBS yn cynnwys gwybodaeth, bydd yn ofynnol i’r ymgeisydd llwyddiannus ddarparu’r dystysgrif DBS i Wasanaethau Recriwtio PCGC neu’r Rheolwr Recriwtio er mwyn gallu gwneud penderfyniad recriwtio.

Derbynwyr eich data (fel Rheolydd Data) fydd y Bwrdd/Ymddiriedolaeth Iechyd sy'n cyflogi rydych chi wedi trosglwyddo iddo. Bydd eich cyflogwr presennol, a fydd yn prosesu a throsglwyddo eich data i'r cyflogwr newydd, yn Rheolydd Data am yr amser y cewch eich cyflogi gyda'r sefydliad penodol hwnnw yn unig a bydd, i bob pwrpas, yn Brosesydd Data wrth drosglwyddo'r wybodaeth honno. I bob pwrpas, Prosesydd Data yw'r cyflenwr system a'r feddalwedd a ddefnyddir i drosglwyddo data ac fe'i prynwyd trwy gontract i'w ddefnyddio gan bob Bwrdd Iechyd ac Ymddiriedolaeth.

Mae PCGC hefyd yn llunio adroddiadau o bryd i’w gilydd am berfformiad a gweithgarwch Byrddau Iechyd GIG Cymru. Darperir gwybodaeth ddienw hefyd at ddibenion dadansoddiadau cyfle cyfartal.

Mae’n bosibl y byddwn hefyd yn defnyddio’ch cyfeiriad e-bost i gyhoeddi arolygon ar gyfer adborth cwsmeriaid ac ymgeiswyr er mwyn gwella ein gwasanaeth.

Pam y caiff gwybodaeth ei phrosesu?

Sefydlwyd Rhaglen Penodi Hyd Ymddeoliad ESR i gyflawni’r nodau canlynol:

Sicrhau effeithlonrwydd trwy ddefnyddio ESR a thechnolegau gweithlu sy’n cysylltu â’i gilydd

Gwella’r broses o gynefino staff newydd trwy awtomeiddio a symleiddio prosesau gweithlu ac osgoi dyblygu gwaith a gwastraff

Atgyfnerthu polisïau a strategaethau gweithlu GIG Cymru, gan gynnwys:

Cyflogi staff newydd yn gynt

Gwella amseroedd aros a phrosesau iechyd galwedigaethol

Manteisio i’r eithaf ar y cysylltiadau rhwng NHS Jobs, TRAC, System Iechyd Galwedigaethol Cohort ac OPAS G2, Trust ID, Equifax, a rhyngwynebau ESR, a hefyd ar hygludedd data trwy broses Trosglwyddo Rhyngawdurdodol ESR

Cadw staff a gwella ymgysylltiad staff

Rheoli dysgu (gan gynnwys dysgu digidol), talent a pherfformiad

Fel ymgeisydd am swydd yn GIG Cymru, byddwn ni ond yn defnyddio’ch gwybodaeth a. at ddibenion recriwtio, er mwyn gwneud gwiriadau cyn cyflogaeth fel ein bod yn recriwtio mewn modd diogel a b. wrth ailddefnyddio’r gwiriadau hyn er mwyn recriwtio’n gynt ac arbed arian, os byddwch yn gwneud cais am swydd yn GIG Cymru yn y dyfodol.

Pe baech yn gwrthod rhoi caniatâd lle rydym wedi gofyn amdano, gallai hyn beri i’r cynnig gael ei dynnu’n ôl oherwydd y gwahanol safonau a deddfwriaeth y mae’n rhaid i GIG Cymru gydymffurfio â hwy bob amser.

Hefyd, ni fyddwn ond yn defnyddio’ch gwybodaeth heb eich caniatâd os yw’r gyfraith yn cyfiawnhau hynny. Gall hyn gynnwys cyhuddiadau o dwyll, lle mae’r ymgeisydd wedi dweud celwydd ar ei ffurflen gais, neu achosion lle mae’r ymgeisydd wedi cyflwyno dogfennau neu gymwysterau ffug.

ESR yw’r system gweithlu ar gyfer GIG Cymru a NHS England. Wrth dderbyn swydd yn y Bwrdd Iechyd / Ymddiriedolaeth, rydych yn derbyn y caiff data allweddol eu trosglwyddo neu eu mewnbynnu i ESR fel bod modd rheoli’r broses recriwtio a phrosesau gweithlu eraill yn effeithiol. Bydd hyn yn sicrhau effeithlonrwydd, prosesau recriwtio diogel a gwell diogelwch i gleifion.

At ddibenion eglurhad, mae'r Bwrdd Iechyd / Ymddiriedolaeth rydych chi'n gweithio iddo/iddi yn Rheolydd Data (sy'n gyfrifol am y data a gedwir) o'ch gwybodaeth, tra bod y system ESR a'r prosesau mewnol yn ogystal â PCGC, yn Broseswyr Data o'ch gwybodaeth.

Rhannu eich gwybodaeth

Mae rhesymau pam rydym yn rhannu gwybodaeth at ddibenion recriwtio.

Fel arfer, rydym yn gwneud hynny yn rhan o’r broses ymgeisio / recriwtio, er enghraifft:

Gweinyddu NHS Jobs/Trac/Capita/Cofnod Staff Electronig (ESR) a Trust ID, Equifax a Systemau Iechyd Galwedigaethol Cohort ac OPAS G2;

Llunio rhestr fer ymgeiswyr;

Cyfweld â’r ymgeiswyr ar y rhestr fer

Gwneud gwiriadau cyn cyflogaeth a gan ddefnyddio Meddalwedd Trust ID (pan fo’n berthnasol) i ddilysu dogfennau Hawl i Weithio a Dogfennau Hunaniaeth yn ddigidol a gwirio’r cyfeiriad yn erbyn dwy ffynhonnell megis Equifax at ddibenion hunaniaeth y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS);

Phenodi ymgeiswyr llwyddiannus i’r rôl y gwnaethant gais amdani

O dan y gyfraith, bydd eich gwybodaeth ond yn cael ei rhannu â’r rheolwyr recriwtio hynny sy’n gyfrifol am y broses recriwtio ar gyfer swydd wag yn eu hadran. Y rheswm dros hynny yw sicrhau mai dim ond staff priodol a gaiff fod yn rhan o’r gwaith o recriwtio staff, er eich budd chi a’r GIG.

Y sail gyfreithiol i ddefnyddio’r broses Trosglwyddo Rhyngawdurdodol a chysylltiadau eraill rhwng systemau gweithlu yw diddordeb cyfreithlon. O safbwynt diddordeb cyfreithlon y sefydliad neu ddiddordeb cyfreithlon trydydd parti, mae’r prosesu hwn yn angenrheidiol oni bai bod rheswm da dros ddiogelu data personol yr unigolyn sy’n drech na’r diddordebau hyn.

Yn arbennig, Erthygl 6 GDPR (Cyfreithlondeb Prosesu):

(b) mae angen prosesu ar gyfer cyflawni contract y mae gwrthrych y data yn cymryd rhan ynddo neu er mwyn cymryd camau, ar gais gwrthrych y data, cyn ymrwymo i gontract;

(c) mae angen prosesu er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol y mae'r rheolwr yn ddarostyngedig iddi;

Mae gan ddefnyddio categori data arbennig Erthygl 9(26)(h) sail gyfreithiol ar gyfer prosesu data personol ac mae hefyd yn berthnasol i drosglwyddo data am imiwneiddio a brechu.

Trwy rannu data personol trwy brosesau ESR diogel, mae’r profiad cynefino yn fwy syml, diogel a chyflym i’r ymgeisydd, ac mae hefyd yn sicrhau bod llai o ddyblygu gwaith, gwastraff ac oedi o gymharu â phrosesau papur amgen.

Mae gan sefydliadau yn y GIG felly ddiddordeb cyfreithlon wrth brosesu data yn y modd hwn, sef defnyddio proses Trosglwyddo Rhyngawdurdodol ESR a thechnolegau gweithlu sy’n cysylltu â’i gilydd.

Mae’n bwysig nodi bod gan bawb sy’n derbyn gwybodaeth amdanoch chi ddyletswydd i gadw’r wybodaeth honno’n gyfrinachol. Dim ond yr wybodaeth angenrheidiol y byddwn yn gofyn amdani, yn ei defnyddio ac yn ei rhannu.

Ni fyddwn byth yn gwerthu’ch gwybodaeth ac ni fyddwn yn ei rhannu heb yr awdurdod cyfreithiol priodol.

Diogelwch eich Gwybodaeth

Mae PCGC yn cymryd y cyfrifoldeb sydd ganddi i warchod eich gwybodaeth bersonol yn ddifrifol iawn. Ni waeth a yw'r wybodaeth honno ar ffurf electronig neu ar bapur.

Rydym hefyd yn cyflogi rhywun sy’n gyfrifol am reoli gwybodaeth a’i chyfrinachedd er mwyn sicrhau:

bod eich gwybodaeth wedi ei diogelu, ac er mwyn

rhoi gwybod ichi sut y caiff ei defnyddio.

Mae disgwyl i bob aelod o staff gwblhau hyfforddiant yn rheolaidd. Mae angen hyfforddiant cynhwysfawr er mwyn gallu diogelu’r wybodaeth sydd wedi ei rhoi i PCGC. Mae’r hyfforddiant hwn yn sicrhau bod pob aelod o staff sy’n gweithio yn GIG Cymru yn ymwybodol o’i gyfrifoldebau mewn perthynas â thrin eich gwybodaeth, ni waeth pa adran mae’n gweithio ynddi.

Beth yw’ch hawliau?

Bydd PCGC yn sicrhau eich bod yn gallu cael mynediad at eich gwybodaeth. Gwnawn hyn er mwyn sicrhau eich bod yn ymwybodol o ba wybodaeth sydd gennym.

Mae gennych yr hawl i:

wybod sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio ac i

dderbyn copïau o’r wybodaeth honno.

Os ydych chi am wybod rhagor am yr hawliau sydd gennych i weld eich data, cysylltwch â Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth PCGC.

Mae PCGC yn ceisio ymateb i bob cais i gael mynediad at wybodaeth cyn gynted â phosibl. Mae’n rhaid i’r sefydliad ymateb i’ch cais cyn pen mis ar ôl ei dderbyn, ond gellir ymestyn y cyfnod hwn os yw’r cais yn gymhleth ac yn fawr.

Dim ond i’ch gwybodaeth chi eich hun y mae’r hawliau hyn yn berthnasol. Serch hynny, gallwch wneud cais i weld gwybodaeth unigolyn arall os yw un o’r amodau hyn yn berthnasol:

Rydych yn rhiant neu’n warcheidwad i blentyn sy’n rhy ifanc i arfer ei hawliau cyfreithiol ei hun

Lle bo rhywun (sydd â’r galluedd meddyliol i allu gwneud hynny) wedi awdurdodi unigolyn i weithredu ar ei ran

Mewn achosion lle mae telerau’r Ddeddf Galluedd Meddyliol yn berthnasol.

Bydd PCGC yn gwirio’ch cais i sicrhau bod yr wybodaeth y gofynnir amdani yn wybodaeth bersonol. Bydd yn amlwg bod yr wybodaeth yn bersonol fel arfer, ond bydd PCGC yn cysylltu â chi os nad yw’n glir.

Oes rhaid i mi dalu ffi?

Yn y rhan fwyaf o achosion, byddwn yn darparu’r wybodaeth yn rhad ac am ddim.

Fodd bynnag, gallem godi ffi fach. Byddwn yn codi ffi os yw’r cais yn un mawr neu’n un sydd wedi ei gyflwyno sawl gwaith.

Bydd yn dibynnu ar faint y bydd yn costio i ddarparu’r wybodaeth. Os ydych chi eisiau gwybod rhagor am y ffioedd a godir am wybodaeth, cysylltwch â Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth PCGC.

Sut gaiff yr wybodaeth ei darparu?

Caiff yr wybodaeth ei darparu ar ffurf sy’n hawdd ei defnyddio ar system arall os yw’n electronig (e.e. ffeil Microsoft Word neu Excel). Fel arall, caiff ei darparu ar bapur.

Caniatâd (Cydsyniad)

Er mwyn sicrhau bod y defnydd o’ch gwybodaeth bersonol yn gyfreithlon, mae’n bosibl y bydd PCGC yn gofyn am eich caniatâd i’w defnyddio. Nid oes rhaid gwneud hynny os yw’r wybodaeth yn cael ei defnyddio at ddibenion cyfreithlon o dan ddeddfwriaeth bresennol, fel recriwtio.

Mae’n rhaid eich bod wedi rhoi caniatâd (cydsyniad) o’ch gwirfodd ac nad ydych wedi bod dan bwysau i wneud hynny. Mae’n rhaid bod hyn wedi ei wneud mewn modd eglur, ac mae’n rhaid eich bod yn ymwybodol o sut y caiff eich gwybodaeth ei thrin.

Rhoi gwybod ichi a chael eich cydsyniad

Os byddwn yn gofyn am eich caniatâd, cewch chi wybodaeth am hyn ar ffurf yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn. Bydd hyn yn egluro beth y mae gofyn ichi roi caniatâd ar ei gyfer. Bydd rhaid i PCGC brofi ei bod wedi rhoi gwybodaeth ichi, a’ch bod wedi llwyr ddeall beth roddoch chi ganiatâd ar ei gyfer.

Os gofynnir am ganiatâd, gallwch roi eich cydsyniad mewn sawl ffordd. Gallwch ei roi yn ysgrifenedig, trwy dicio blwch ar wefan, trwy ddewis opsiynau ar ap ffôn symudol, neu drwy unrhyw weithred arall sy’n dangos eich bod wedi derbyn y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio.

Beth am atal y defnydd o wybodaeth?

Er bod y seiliau cyfreithiol ar gyfer prosesu yn glir uchod, bydd PCGC yn ystyried cais am roi'r gorau i ddefnyddio a dderbynnir. Fodd bynnag, bydd PCGC yn storio gwybodaeth ond ni fydd yn ei defnyddio mwyach. Ond o ran prosesau’r rhaglen Penodi Hyd Ymddeoliad, mae’n annhebygol y bydd y data yn destun i hyn gan eu bod yn ymwneud â’r broses o’ch recriwtio.

Fodd bynnag, byddwch yn cael gwybod am unrhyw newidiadau i sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio, gan gynnwys rhoi’r gorau i ddefnyddio’ch gwybodaeth, ar yr adeg y cymerir y penderfyniad, a hynny ni waeth pa adran neu wasanaeth sydd dan sylw. Bydd unrhyw gyfyngiad o ran dileu eich gwybodaeth yn cael ei ystyried fesul achos ond bydd ceisiadau am ddileu a/neu gywiriad yn cael eu hystyried.

Fodd bynnag, caiff unrhyw geisiadau a dynnwyd yn ôl neu unrhyw geisiadau aflwyddiannus nad oeddent yn destun gwiriadau cyn cyflogaeth eu cadw am 13 mis. Cânt eu dinistrio ar ôl y cyfnod hwn.

Penderfyniadau a wneir yn awtomatig

Mae PCGC hefyd yn cymryd camau i atal y risgiau a all godi o gymryd penderfyniadau yn awtomatig:

Bydd hyn yn berthnasol i chi pan:

fydd yn broses awtomatig a

fydd gan benderfyniad a wnaed â’ch gwybodaeth rym cyfreithiol.

Mae’n bosibl y bydd PCGC yn awtomeiddio rhai penderfyniadau â’ch gwybodaeth, ond fel arfer bydd rhywfaint o fewnbwn gan fod dynol wrth wneud hyn. Mae gwirio/dilysu cymwyseddau cenedlaethol cyn eu cymeradwyo a’u cofnodi ar eich cofnod ESR yn enghreifftiau o hyn.

Fodd bynnag, bydd PCGC yn cymryd camau i nodi faint o benderfyniadau a wneir yn awtomatig ac i ystyried a yw’r rhain yn dderbyniol.

Bydd PCGC yn sicrhau bod unrhyw broffilio awtomatig yn deg ac yn gyfreithlon. Bydd PCGC yn defnyddio gweithdrefnau priodol, gan gynnwys cywiro gwallau lle bo data yn anghywir.

Ymgeiswyr llwyddiannus

Os yw’ch cais yn llwyddiannus, caiff eich data ei lawrlwytho i system Electronic Staff Record (ESR).

Mae’r system ESR hefyd yn rhyngwynebu â systemau eraill megis Cofrestr y Cyngor Nyrsio a Bydwreigiaeth (NMC), y System Iechyd Galwedigaethol a Gwasanaeth Diweddaru’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS).

Pan fydd canlyniad gwiriad DBS yn cael ei gofnodi ar eich cyfer yn ESR, bydd y system ESR yn cynnal chwiliad ar wasanaeth diweddaru'r DBS. Mae hyn er mwyn sefydlu a oes gennych dystysgrif DBS fyw gyda Gwasanaeth Diweddaru’r DBS.

Beth am yr hawl i gywiro neu i ddileu gwybodaeth anghywir?

Mae gennych yr hawl i ofyn i PCGC gywiro unrhyw wallau yn eich gwybodaeth.

Mae’n rhaid i PCGC sicrhau ei bod yn dileu neu’n cywiro unrhyw wybodaeth y profwyd ei bod yn anghywir neu’n anghyflawn.

Cadw eich gwybodaeth

Cedwir cofnodion yn unol ag atodlen cadw a gwaredu Cod Ymarfer Rheoli Cofnodion lleol ar gyfer amserlen cadw a gwaredu. Mae hyn yn pennu’r cyfnod lleiaf o amser y dylid cadw cofnodion.

Mae’r rhain yn cynnwys (er enghraifft):

Ffeiliau personél - 6 mlynedd ar ôl gadael y gwasanaeth

Cofnodion Gwyliau Blynyddol - 2 flynedd

Mae gan system Recriwtio Trac reolau cadw data yn eu lle, lle bydd ffeil ymgeisydd yn cael ei dileu o'r system, 400 diwrnod o ddyddiad cyflwyno'r cais.

Bydd cofnodion ymgeiswyr llwyddiannus hefyd yn cael eu dileu ar ôl 400 diwrnod oni bai bod dyddiad cychwyn yn cael ei gytuno a'i gofnodi yn Trac, yna bydd 200 diwrnod ychwanegol nes bod ffeil yr ymgeisydd yn cael ei dileu.

Gwneud cwyn

Os hoffech wneud cwyn ynghylch unrhyw broblemau sydd wedi codi mewn perthynas â’ch gwybodaeth, cysylltwch â:

Tim Knifton

Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth

[email protected]

Os ydych chi’n dal yn anfodlon yn dilyn eich cwyn, mae gennych yr hawl i wneud cwyn i:

Trwy’r post

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth

Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Rhif Ffôn: 0303 123 1113

Mae'r cyfeiriad electronig ar gyfer cwynion trwy'r porth yn: https://ico.org.uk/make-a-complaint/

Manylion cyswllt dwyieithog yng Nghymru yw

[email protected]

0330 414 6421

Systemau eraill

Mae Canolfan Hunangymorth wedi ei sefydlu ar gyfer ESR, er mwyn cynorthwyo staff a rheolwyr wrth iddynt ddefnyddio ESR i gyflawni tasgau gweithlu (fel cofnodi gwyliau blynyddol er enghraifft neu weld eich slip cyflog a rheoli absenoldebau).

Bydd system Zen Desk yn eich galluogi i gyfathrebu’n hawdd â thîm cymorth ESR a hynny dros y ffôn, trwy e-bost ac mewn cyfleusterau sgwrsio. Bydd gofyn ichi gadarnhau pwy ydych chi gan ddatgan eich enw, eich rhif cyflogaeth ESR a natur eich ymholiad. Peidiwch â rhoi unrhyw wybodaeth bersonol arall.

Rhagor o wybodaeth

I gael rhagor o wybodaeth yn ymwneud â'r daflen hon neu os oes gennych unrhyw gwestiynau ar gynnwys yr wybodaeth hon, cysylltwch â PCGC trwy anfon e-bost neu drwy ffonio:

E-bost: [email protected]

Ffôn: 02921 500200

Gwefan: http://nww.employmentservices.wales.nhs.uk/recruitment

Gwybodaeth

Cysylltu

Darganfod rhagor

Qualifications

Meini prawf hanfodol

Meini prawf dymunol

Experience

Meini prawf hanfodol

Meini prawf dymunol

Skills and Attributes

Meini prawf hanfodol

Ymddiriedolaeth GIG Prifysgol Felindre

Gwybodaeth

Cysylltu

Darganfod rhagor

Manylion allweddol

Lleoliad

Math o gontract a phatrwm gwaith

Cyflog

Arbenigedd

Trosolwg o'r swydd

Advert

Gweithio i'n sefydliad

Swydd-ddisgrifiad a phrif gyfrifoldebau manwl

Gofynion yr ymgeisydd

Manyleb y person

Qualifications

Meini prawf hanfodol

Meini prawf dymunol

Experience

Meini prawf hanfodol

Meini prawf dymunol

Skills and Attributes

Meini prawf hanfodol

Dogfennau

Rhagor o fanylion / cyswllt ar gyfer ymweliadau anffurfiol

Dechrau eich cais

Mewngofnodi

Creu cyfrif