Planning and Programmes Officer, NWJCC

Bydd deiliad y swydd yn:

·       Cefnogi, hwyluso a monitro cynnydd rhaglenni a phrosiectau o fewn y Rhaglen Gynllunio a PMO.

·         Darparu cymorth weinyddol a thechnegol ar gyfer prosiectau a rhaglenni i bortffolio Cynllunio a PMO.

·         Arwain ar elfennau penodol o raglenni a rheoli prosiectau a all amrywio yn seiliedig ar flaenoriaethau'r prosiect. 

·         Ymgymryd â dadansoddiad o ffynonellau data/gwybodaeth i'w gwneud yn ddealladwy i'r holl staff, gan gynnwys monitro cyflawniadau'r rhaglen.

·         Bod yn gyfrifol am ddylunio, cyflwyno a gweithredu elfennau o raglenni a phrosiectau gan adrodd i Reolwr Rhaglenni.

·         Cyfathrebu'n effeithiol â'r holl randdeiliaid allweddol gan ddefnyddio ystod o fecanweithiau.

·         Ymgysylltu'n effeithiol â rhanddeiliaid i ddeall eu gofynion yn well a chefnogi datblygu atebion/gwelliannau priodol.

·         Perswadio staff o bwysigrwydd y prosiect, negodi ac ysgogi ar gyflawni'r prosiect, gan gynnwys cysylltu â mentrau eraill.

·         Cyfleu gwybodaeth sensitif am berfformiad a newid, yn gwneud cyflwyniadau rheolaidd.

·         Negodi amserlenni gyda rhanddeiliaid ar gyfer darparu data/gwybodaeth.

·         Darparu canllawiau ysgrifenedig a llafar ar brosesau, offer, gweithdrefnau a thechnegau e.e. rheolaethau prosiectau a rhaglenni ledled y sefydliad.

·         Cefnogi'r gwaith o feithrin perthynas ag ystod amrywiol o bobl ar draws y sefydliad a rhanddeiliaid y prosiect/rhaglen.

·         Bod yn gyfrifol am gynhyrchu dogfennau cyfathrebu prosiect a rhaglen. 

·         Darparu cefnogaeth a chyngor i eraill ynghylch y swyddogaethau o fewn Rhaglen y CBC a phortffolio'r PMO.

·         Ymgymryd â dadansoddiad o ffynonellau data/gwybodaeth i'w gwneud yn ddealladwy i holl staff y sefydliad, gan gynnwys olrhain buddion.

·         Cyfrifol am greu taenlenni, adroddiadau a diweddaru gwybodaeth am brosiectau/rhaglenni yn ôl yr angen.

·         Cefnogi’r ailgynllunio a dogfennu'r broses fusnes a rheoli newid i ddiwallu anghenion rhaglenni.

·         Cefnogi’r datblygiad offer a phrosesau rheoli prosiectau effeithiol i gefnogi rheoli prosiectau effeithiol.

·         Cymhwyso'r defnydd o offer, dulliau a safonau modelu a dadansoddi gofynnol ar draws y rhaglen(ni).

·         Cynnal prosesau busnes wedi'u dogfennu i'r safon ofynnol.

·         Cefnogi adolygu/diweddaru/datblygu cynnwys ar gyfer rheoli rhaglenni craidd a themâu trawsbynciol.

·         Cynorthwyo'r rhaglen i sicrhau ansawdd prosesau rheoli rhaglenni a phrosiectau.

·         Cynnal cofrestrau risgrhaglenni a phrosiectau.

·         Adolygu’rprosesau presennol yn erbyn safonau cenedlaethol hysbys.

·         Gwerthuso proses y prosiect a'r rhaglen a nodi gwelliannau o'r gwersi a ddysgwyd.

·         Cefnogi'r Rheolwr Rhaglen i gynhyrchu adroddiadau prosiect a rhaglen.

·         Darparu lefel o gefnogaeth weinyddol ar gyfer portffolio Cynllunio a PMO a ffrydiau gwaith prosiectau a rhaglenni perthnasol.

·         Ar ran aelodau'r Rhaglen a thîm y prosiect a'r bwrdd, trefnu cyfarfodydd a digwyddiadau, yn ôl yr angen, cymryd cofnodion, cynhyrchu agendâu a dosbarthu papurau yn ôl cyfarwyddyd y Tîm Uwch.

·         Cefnogi'r Tîm i baratoi taflenni ac adnoddau hyfforddi.

·         Defnyddio dulliau rheoli rhaglenni a phrosiectau ar gyfer cynllunio, amserlennu ac olrhain prosiectau.

·         Cynnal a chadw tudalennau’r Mewnrwyd, gan sicrhau bod y wybodaeth yn gyfredol bob amser.

·         Goruchwylio cydlynu, trefnu, cynllunio a darparu hyfforddiant, cyfarfodydd, gweithdai a digwyddiadau i gefnogi Rhaglenni a Phrosiectau.

·         Cefnogi'r rhaglen i baratoi dogfennau polisi yn ôl yr angen.

·         Ymdrin ag ymholiadau ar ran aelodau'r prosiect a'r rhaglen, gan uwchgyfeirio ymholiadau mwy cymhleth yn ôl yr angen. 

·         Dilyn camau gweithredu priodol, gan ddarparu nodyn atgoffa lle bo angen i sicrhau bod terfynau amser yn cael eu cyflawni a hysbysu aelodau pan fydd dyddiadau cyfarfodydd allweddol wedi newid.

·         Defnydd rheolaidd o offer uned arddangos weledol drwy gydol y dydd, mewnbynnu data, llunio ystadegau, creu adroddiadau a dogfennau.

·         Sgiliau TG a bysellfwrdd da, gyda gwybodaeth a'r gallu i ddefnyddio rhaglenni cyfrifiadurol Microsoft Office fel Word, Excel, Access, a PowerPoint.

·         Bydd cysylltiad â chleifion o bryd i'w gilydd yn ystod rhaglenni a phrosiectau cefnogol.

·         Datblygu’r polisïau a phrotocolau ar gyfer y rhaglen a chynnig newidiadau i brosiectau sy'n effeithio ar draws y CBC. 

·         Yn dogfennu, yn datblygu ac yn cyfleu gwelliannau prosesau i wneud y gorau o arferion gwaith cyfredol drwy ymchwilio i ddulliau newydd ac optimeiddio'r defnydd o atebion technolegol.

·         Yn cydnabod ac yn tynnu sylw at bwyntiau methiant posibl yn ei brosesau ei hun a phrosesau'r tîm wrth argymell newid ac atebion priodol.

·         Yn cyfrannu at gynnal safonau a phrosesau rheoli allweddol ar gyfer y Tîm ac ar gyfer y sefydliad yn gyffredinol.

·         Yn cyfrannu at ddatblygu a chynnal a chadw templedi model i gefnogi'r sefydliad.

·         Cefnogi datblygiad gweithdrefnau/safonau newydd i gydnabod unrhyw newid yng ngofynion y rhaglen neu'r sefydliad ehangach.

·         Dylunio a gweithredu polisïau a gweithdrefnau swyddfa priodol e.e. systemau rheoli dogfennau gan gynnwys cronfa ddata o ddogfennaeth â fersiynau wedi'u rheoli sy'n gysylltiedig â'r rhaglen.

·         Cyfrifoldeb am gynnal a chadw ac archebu stoc/cyflenwadau ac am ddarparu'r gwasanaeth hwn i brosiectau/rhaglenni a neilltuwyd.

·         Darparu cefnogaeth gyda hyfforddiant rhaglen a/prosiect.

·         Yn darparu hyfforddiant ar gefnogaeth rhaglen a phrosiect yn ôl yr angen.

·         Ymgymryd â phrosesau gwybodaeth rheoli prosiectau i hyrwyddo a chefnogi gweithrediad effeithlon y tîm e.e. adrodd ar brosiectau neu raglenni, cofnodi a dilyn risgiau a logiau materion, diweddaru cynlluniau prosiectau, adroddiadau cryno ac uchafbwyntiau ac ati.

·         Yn gyfrifol am gasglu data, gan sicrhau bod gwybodaeth gywir ac amserol ar gael yn y fformat priodol at ddibenion adrodd ac archwilio.

·         Llunio gwybodaeth/adroddiadau rheoli sy'n gysylltiedig â rhaglenni a phrosiectau, yn aml ar fyr rybudd i uwch reolwyr/cyfarwyddwyr, gan gynnwys coladu a thrin data.

·         Sicrhau bod prosesau gwybodaeth reoli yn cefnogi cynhyrchu adroddiadau amserol gan gwrdd â gofynion sefydliadol a gofynion rhanddeiliaid, gan gynnwys gofynion archwilio.

·         Monitro cynnydd y rhaglen/prosiect yn erbyn targedau y cytunwyd arnynt, gan nodi unrhyw lithro yn glir a mynd ati’n rhagweithiol i nodi materion perthnasol sy'n effeithio ar eu cyflawni; uwchgyfeirio at uwch reolwyr yn ôl yr angen.

·         Cysylltu â rhanddeiliaid allweddol i sicrhau bod gwybodaeth yn cael ei chyflwyno ar gyfer adroddiadau i gwrdd â therfynau amser, gan fynd ar drywydd hyn lle nad yw'r wybodaeth yn bodloni'r safonau gofynnol neu pan nad yw'n cael ei chyflwyno.

·         Nodi bylchau ac anghysondebau mewn gwybodaeth a dewis y llwybr mwyaf priodol ar gyfer eu datrys.

·         Yn cynnal ac yn gweithredu dulliau a thechnegau ar gyfer trefnu, storio a rheoli fersiynau gwybodaeth am brosiectau/rhaglenni.

·         Yn cynnal arolygon yn ôl yr angen.

·         Yn gweithio'n annibynnol, mae'r gwaith yn cael ei reoli yn hytrach na'i oruchwylio.

·         Gallu profedig i fod yn rhagweithiol, cymryd camau gweithredu a rhagweld cyfleoedd.

·         Y gallu i wneud penderfyniadau amserol ac effeithiol yn seiliedig ar y defnydd priodol o wybodaeth.

Yn ymgysylltu'n rhagweithiol â chyd-destun adrannol ehangach ac yn nodi cyfleoedd i gymryd camau gweithredu a gwneud gwelliannau.