Arweinydd Rheoli Gweithrediadau-Gwasanaethau Fferyllol

Swydd-ddisgrifiad a phrif gyfrifoldebau manwl

· Fel aelod o'r Uwch Dîm Rheoli ar ran y dirprwy gyfarwyddwr, bydd deiliad y swydd yn cynllunio, gweithredu a monitro pob agwedd ar brosiectau is-adrannol yn strategol er mwyn gwireddu'r canlyniadau a fwriadwyd yn unol â nodau'r is-adran a'r sefydliad sy'n cyd-fynd â'r Cynllun Tymor Canolig Integredig ac ar ran y galw clinigol am feddyginiaethau a gwasanaethau fferyllol.

· Arwain ar gydlynu'r prosesau cynllunio cyfalaf, goruchwylio cynnydd gyda'r rhain, gweithio gyda rhanddeiliaid strategol yn fewnol i'r is-adran ac yn allanol o fewn y gwasanaeth i gyflawni'r cyfrifoldeb hwn.

· Bydd y rôl hon yn arwain ar gynllunio parhad busnes ar gyfer ymatebion digonol a chadarn i ddigwyddiadau ac aflonyddwch a allai effeithio'n negyddol ar y gwasanaeth, a lleihau'r risgiau lle gallai hyn ddigwydd. Bydd hyn yn cynnwys dadansoddi effaith busnes, asesu risg a datblygu cynlluniau parhad i gynnwys ymatebion brys a systemau wrth gefn.

· Bydd y rôl yn arwain ar gynllunio strategol ar gyfer gwydnwch gwasanaeth a fydd yn cynnwys dylunio modelau cyflenwi gwasanaethau hyblyg ac addasadwy. Bydd deiliad y swydd yn monitro perfformiad yn barhaus yn erbyn dangosyddion perfformiad allweddol, diweddariadau i systemau ac arferion cyfredol lle bo'n briodol neu weithredu datrysiadau newydd neu arloesol i reoli'r risgiau i'r gwasanaeth. Bydd yn cynnal cofrestrau risg, ac yn sicrhau llywodraethu ac uwchgyfeirio priodol lle bo'n briodol.

· Bydd y rôl yn golygu rheoli a bod yn weithredol gyfrifol am wasanaethau cyflenwi meddyginiaethau gan gynnwys logisteg o ran gwelliannau ac effeithlonrwydd gwasanaeth, a gwneud y gorau o'r adnoddau sydd ar gael o fewn yr Is-adran.

· Cynllunio ar gyfer rheoli deunyddiau adnoddau gorau posibl gan gynnwys rhestr eiddo offer ac asedau, PPM, a chynlluniau amnewid cylch oes gan sicrhau hefyd optimeiddio ac effeithlonrwydd mewn llifau gwaith a phrosesau.

· Arwain gyda rheoli amserlennu ar gyfer tasgau a gweithgynhyrchu meddyginiaethau a logisteg o fewn y gwasanaeth.

· Bydd yr Arweinydd Rheoli Gweithrediadau yn cymryd cyfrifoldeb am yr holl raglenni gwaith datblygu masnachol a gwerthiannau gan sicrhau bod y gwasanaeth yn diwallu ac yn rhagori ar anghenion y cwsmer. Bydd yn dangos rhagoriaeth ac yn ychwanegu gwerth at y gwasanaeth gan sicrhau bod cwsmeriaid yn fodlon ar y gwasanaeth, monitro hyn gyda dadansoddiad data ystadegol, adrodd ar y rhain trwy amrywiaeth o ddangosyddion perfformiad allweddol a datblygu cynlluniau gweithredu i fynd i'r afael â diffygion lle mae hyn yn digwydd.

· Bydd y rôl yn arwain ar welliannau cynhyrchiant a pherfformiad cynaliadwy ar gyfer y gwasanaeth gweithgynhyrchu meddyginiaethau a'r gadwyn gyflenwi gan gynnwys gwasanaethau dosbarthu fferyllfeydd. Bydd yn sicrhau bod mesurau priodol ar waith sy'n ymgorffori athroniaeth a methodolegau Lean Six Sigma, a monitro'r rhain ac adrodd trwy ddangosyddion perfformiad allweddol gyda chynlluniau gweithredu i fynd i'r afael â'r gwelliant sydd ei angen.

· Datblygu amcanion tymor byr, canolig a hirdymor gyda'r Dirprwy Gyfarwyddwr, a'u troi'n gynlluniau gwasanaeth blynyddol effeithiol, fforddiadwy a chyflawnadwy ar gyfer pob adran a chyflawni'r cynlluniau hyn o fewn yr adnoddau ariannol sydd ar gael.

· Arwain trafodaethau gyda rhanddeiliaid/asiantaethau mewnol ac allanol i archwilio mentrau newydd a chreu incwm wrth i'r cyfle godi.

· Gweithio gyda chydweithwyr i adolygu ac ailgynllunio gwasanaethau er mwyn diwallu anghenion cleifion a chwsmeriaid i alluogi'r Is-adran i gyflawni dangosyddion perfformiad allweddol a lleihau costau.

· Arwain y gwaith o gynllunio datblygiadau cyfalaf yn y dyfodol i ddarparu cyfleusterau gwell i gleifion yn unol â strategaeth yr Is-adran a'r Bwrdd, a sicrhau bod datblygiadau cyfalaf wedi'u cynllunio o amgylch y gwasanaeth.

· Datblygu mecanweithiau cadarn er mwyn sicrhau cyfathrebu clir ynghylch cynlluniau gwasanaeth, amcanion a newidiadau i wasanaethau, a sicrhau bod staff yn cymryd rhan uniongyrchol mewn adolygiad a datblygiad gwasanaethau.

· Datblygu a chynnal mecanweithiau cyfathrebu effeithiol ar draws yr is- adran, a sicrhau ymgysylltiad clinigwyr, cydweithwyr mewn is-adrannau eraill, a grwpiau proffesiynol a staff eraill gan gynnwys Undebau Llafur.  Bydd ymgysylltiad personol o'r fath yn cynnwys, yn ôl yr angen, defnyddio'r lefel uchaf o sgiliau rhyngbersonol a chyfathrebu yn ôl yr angen wrth ddelio â materion gan gynnwys rhesymoli gwasanaethau neu ddadfuddsoddi gwasanaethau.

· Cyflwyno gwybodaeth yn ffurfiol yn fewnol ac yn allanol ar ran yr is-adran mewn cyfarfodydd ffurfiol, ac ati.  Er enghraifft cyfarfod y Bwrdd

· Disgwylir y bydd y rôl yn cynghori rheolwyr/staff ar newidiadau i ddeddfwriaeth a gofynion statudol, a’u dadansoddi a'u dehongli yn erbyn tueddiadau ac amcanion adrannol er mwyn hwyluso newid.

· Bydd deiliad y swydd yn cefnogi'r uwch dîm rheoli i ddatblygu achosion busnes buddsoddi ac i weithredu prosiectau cyfalaf y cytunwyd arnynt. 

· Y rôl fydd deiliad y gyllideb ar gyfer y maes gwaith er mwyn sicrhau'r gwerth gorau am arian, sy’n cynnwys llofnodi anfonebau, monitro gwariant a chefnogi gosod y gyllideb flynyddol fel rhan o'r cylch cynllunio busnes.

· Arwain ar gynllunio a rhoi’r rhaglenni lleihau costau ar waith yn unol ag amcanion y gorfforaeth.

· Cynllunio, negodi a chytuno ar werth ariannol contractau perthnasol nad ydynt yn feddyginiaethau swyddogaethol gyda darparwyr priodol ar ran yr is-adran, a chadw o fewn y dyraniad cyllidebol ar gyfer y portffolio gwasanaeth a rheoli'r rhain trwy brosesau rheoli effeithiol.

· Gweithio ochr yn ochr â chydweithwyr caffael a chyllid i ymgymryd â dadansoddiadau gwybodaeth gymhleth a datblygu a sefydlu systemau er mwyn monitro perfformiad maint, gwerth ac ansawdd y gwasanaethau a ddarperir trwy gontractau ac ymateb i wyriadau oddi wrth gynlluniau.

· Datblygu cynlluniau a strategaeth cyfalaf er mwyn sicrhau bod y gwasanaeth gweithredol yn addas ar gyfer y dyfodol e.e. creu strategaeth ystafelloedd glân ac offer ac yna cynllun amnewid dilynol ar gyfer gwydnwch busnes

· Cyfarwyddo cynllunio a dyrannu gwaith a monitro rhaglenni gwaith er mwyn sicrhau eu bod yn cael eu cyflawni yn unol â'r amserlen, y safonau ansawdd a'r gyllideb y cytunwyd arnynt.

· Yn gyfrifol ac yn atebol am lunio datblygiadau a mentrau gwasanaeth newydd, e.e. Prynu a Dosbarthu a Gofal Cartref ac ati, paratoi cynigion a sicrhau bod achosion busnes yn cael eu creu ar gyfer datblygiadau gwasanaeth, ac ystyried amcanestyniadau gweithgarwch ac incwm a dyraniadau adnoddau.

· Rheoli'r storfeydd a'r swyddogaeth gadwyn gyflenwi gan gynnwys bod yn gyfrifol am gyflawni gweithgarwch y WDA a rhaglenni gwaith cenedlaethol e.e. rhaglenni brechlyn ar y cyd â'r Person Cyfrifol a enwir ar y drwydded i fodloni cydymffurfedd rheoliadol.

· Datblygu prosesau rheoli stoc effeithiol gyda'u hadroddiadau uniongyrchol ar gyfer swyddogaeth y gadwyn gyflenwi. Bod yn broffesiynol atebol am gynnal systemau rheoli stoc, rhestr eiddo ac archwilio cywir ar gyfer eitemau a dderbyniwyd, a storiwyd ac a gyhoeddwyd gan gynnwys offer, nwyddau traul, cydrannau a meddyginiaethau y bydd llawer ohonynt yn gostus iawn.

· Bod yn gyfrifol am reoli llinell ar gyfer adroddiadau uniongyrchol, e.e. recriwtio, AGDPau, absenoldeb salwch, datblygu staff, ac ati.

· Darparu arweinyddiaeth effeithiol, yn unol â gwerthoedd ac ymddygiadau'r sefydliad, sy'n cyfrannu at feithrin diwylliant gwella ansawdd o fewn yr Is-adran er mwyn sicrhau bod y staff a'r gwasanaeth yn darparu gwasanaethau o ansawdd uchel sy'n canolbwyntio ar y cwsmer a'r claf, sy'n cysylltu ag amcanion strategol a gweithredol.

· Dadansoddi gweithgarwch gwasanaeth presennol a dyfodol i sefydlu cynlluniau capasiti gyda'r uwch reolwyr a rheolwyr is-adrannol perthnasol er mwyn sicrhau'r cymysgedd sgiliau staffio priodol ar gyfer cyflawni cynlluniau gwasanaeth, a chreu cynllun gweithlu blynyddol.  Manteisio ar gyfleoedd i wireddu buddion o'r agenda ar gyfer newid, h.y. ailgynllunio rôl.

· Sicrhau bod y timau adrodd yn derbyn addysg a hyfforddiant priodol a digonol i fodloni gofynion cydymffurfedd rheoleiddiol.

· Arwain, cymryd rhan mewn a chefnogi prosiectau ymchwil, mentrau archwilio a gwella gwasanaethau o fewn meysydd ymarfer y rôl hon.

· Dylunio a gweithredu newid o fewn yr Is-adran, a gweithredu fel asiant dros newid a bod yn esiampl i ennill ymrwymiad gan gydweithwyr a chymell y gweithlu fel bod rhwystrau i wella effeithiolrwydd yr adran yn cael eu goresgyn.

· Bydd y rôl yn arwain ar ddadansoddi a rhagweld data perfformiad cymhleth iawn, gyda data rheoli cyflenwi gan gynnwys rheoli'r gadwyn gyflenwi a rhestr eiddo ar gyfer yr uned gynhyrchu.