Pan fyddwch yn cyflwyno eich cais, bydd yr hysbysiad preifatrwydd canlynol yn berthnasol:
Mae eich data yn cael eu casglu gan Ymddiriedolaeth GIG Iechyd Cyhoeddus Cymru, y gellir dod o hyd i'w hysbysiad preifatrwydd yma.
Y rheolydd data ar gyfer yr wybodaeth hon yw Ymddiriedolaeth GIG Iechyd Cyhoeddus Cymru. Darperir y system tracio ceisiadau hon gan Civica UK Ltd (https://www.civica.com/en-gb/product-pages/trac/) fel prosesydd data.
I wneud ymholiad, cais am yr wybodaeth bersonol a gedwir amdanoch yn rhan o'r broses hon, neu i drefnu i gywiro unrhyw gamgymeriadau, gallwch gysylltu naill ai â'r tîm sy'n ymdrin â'ch cais neu â'r Swyddog Diogelu Data ([email protected]).
Partneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru (PCGC)
Hysbysiad Preifatrwydd Gwasanaethau Recriwtio
Mae GIG Cymru yn gartref i saith sefydliad iechyd, sy’n cynnwys Partneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru (PCGC). Mae PCGC yn darparu llawer o wasanaethau ledled Cymru. Mae hyn yn cynnwys recriwtio.
Os oes unrhyw ymholiadau gennych am yr wybodaeth hon, mae’n rhaid i chi gysylltu â Gwasanaethau Recriwtio trwy ffonio 02921 500200 neu e-bostio
Cyhoeddwyd y daflen hon gan dîm Llywodraethu Gwybodaeth PCGC i gynorthwyo a hwyluso'r broses recriwtio yn GIG Cymru.
Mae’r daflen hon yn egluro’ch hawliau o dan ddeddfwriaeth newydd, sef y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data. Mae’n pwysleisio bod angen i PCGC sicrhau ein bod yn egluro sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth yn ystod y broses recriwtio.
Bydd yr wybodaeth a roddwn ichi am sut y byddwn yn defnyddio’ch gwybodaeth:
Pa gyfreithiau ydyn ni’n eu dilyn?
Y gyfraith sy’n pennu sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth. Dyma restr o’r cyfreithiau rydym yn eu dilyn sy’n caniatáu inni ddefnyddio’ch gwybodaeth:
Cyfarwyddiaeth Gwasanaethau Recriwtio Partneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru, sy’n gweinyddu’r broses recriwtio ar gyfer GIG Cymru, yw deiliad a defnyddiwr eich gwybodaeth.
Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei defnyddio at ddibenion recriwtio?
Caiff yr wybodaeth a restrir isod, y byddwch yn ei darparu ar eich ffurflen gais, ei defnyddio at ddibenion recriwtio. Drwy gyflwyno cais i un o sefydliadau GIG Cymru rydych yn caniatáu i ddata sydd eisoes yn cael ei gadw gan eich cyflogwr drosglwyddo gyda chi i alluogi proses recriwtio ddiogel ac effeithlon os byddwch yn symud i unrhyw swydd arall o fewn GIG Cymru (neu GIG Lloegr).
Rheolir trosglwyddo data personol drwy broses trosglwyddo rhyngawdurdodol (IAT) ESR, Rhyngwynebau, Awtomeiddio Prosesau Robotaidd a chofnodi data â llaw. Mae'r data hyn yn cynnwys:
Gwybodaeth bersonol sy’n cynnwys rhyw, hil, ethnigrwydd, cyfeiriadedd rhywiol, credoau crefyddol (os ydych chi wedi darparu’r wybodaeth hon)
Rydym hefyd yn casglu dogfennau o dystiolaeth wrth gwblhau gwiriadau cyn cyflogaeth gorfodol. Mae’r rhain cynnwys dogfennau fel:
Gwybodaeth ar ddogfen adnabod er enghraifft Pasbort a Thrwydded Yrru
Gellir casglu'r wybodaeth hon gennych yn ystod apwyntiad gwirio cyn cyflogaeth Wyneb yn Wyneb, trwy ein Technoleg Dilysu Dogfennau Adnabod (ID Trust) neu drwy e-bost. Bydd yn cael ei chadw ar eich ffeil bersonol a gellir ei defnyddio at ddibenion recriwtio yn y dyfodol os byddwch yn symud i rôl arall o fewn GIG Cymru.
Os nad ydych yn dymuno i'ch dogfen adnabod a gwybodaeth cyn cyflogaeth gael eu hailddefnyddio at y diben hwn. Cysylltwch â'r Ddesg Gymorth Recriwtio ar 02921 500200.
Noder: pan ddefnyddir y system Trust ID i wirio'ch cyfeiriad fel rhan o wiriadau cyn cyflogi, gellir gwirio hyn trwy wasanaethau fel (ond heb fod yn gyfyngedig i);
Pan ddefnyddir Equifax ac Experian, bydd yn ymddangos fel chwiliad meddal ar eich adroddiad credyd. Nid yw hyn yn effeithio ar eich statws credyd.
Lle bo angen gwiriad DBS boddhaol ar gyfer y rôl, bydd hyn yn rhan o gynnig amodol. Os bydd tystysgrif y DBS yn cynnwys gwybodaeth, bydd yn ofynnol i’r ymgeisydd llwyddiannus ddarparu’r dystysgrif DBS i Wasanaethau Recriwtio PCGC neu’r Rheolwr Recriwtio er mwyn gallu gwneud penderfyniad recriwtio.
Derbynwyr eich data (fel Rheolydd Data) fydd y Bwrdd/Ymddiriedolaeth Iechyd sy'n cyflogi rydych chi wedi trosglwyddo iddo. Bydd eich cyflogwr presennol, a fydd yn prosesu a throsglwyddo eich data i'r cyflogwr newydd, yn Rheolydd Data am yr amser y cewch eich cyflogi gyda'r sefydliad penodol hwnnw yn unig a bydd, i bob pwrpas, yn Brosesydd Data wrth drosglwyddo'r wybodaeth honno. I bob pwrpas, Prosesydd Data yw'r cyflenwr system a'r feddalwedd a ddefnyddir i drosglwyddo data ac fe'i prynwyd trwy gontract i'w ddefnyddio gan bob Bwrdd Iechyd ac Ymddiriedolaeth.
Mae PCGC hefyd yn llunio adroddiadau o bryd i’w gilydd am berfformiad a gweithgarwch Byrddau Iechyd GIG Cymru. Darperir gwybodaeth ddienw hefyd at ddibenion dadansoddiadau cyfle cyfartal.
Mae’n bosibl y byddwn hefyd yn defnyddio’ch cyfeiriad e-bost i gyhoeddi arolygon ar gyfer adborth cwsmeriaid ac ymgeiswyr er mwyn gwella ein gwasanaeth.
Pam y caiff gwybodaeth ei phrosesu?
Sefydlwyd Rhaglen Penodi Hyd Ymddeoliad ESR i gyflawni’r nodau canlynol:
• Sicrhau effeithlonrwydd trwy ddefnyddio ESR a thechnolegau gweithlu sy’n cysylltu â’i gilydd
• Gwella’r broses o gynefino staff newydd trwy awtomeiddio a symleiddio prosesau gweithlu ac osgoi dyblygu gwaith a gwastraff
Atgyfnerthu polisïau a strategaethau gweithlu GIG Cymru, gan gynnwys:
Gwneud y mwyaf o ryngwynebau system gan gynnwys NHS Jobs, TRAC, Systemau Iechyd Galwedigaethol OPAS G2, Trust ID, Equifax, rhyngwynebau ESR a hygludedd data trwy ddefnyddio IAT ESR
Fel ymgeisydd am swydd yn GIG Cymru, byddwn ond yn defnyddio’ch gwybodaeth at ddibenion recriwtio ac i wneud gwiriadau cyn cyflogaeth fel ein bod yn recriwtio mewn modd diogel wrth ailddefnyddio’r gwiriadau hyn er mwyn sicrhau recriwtio gwell a mwy effeithlon ac i arbed arian os byddwch yn gwneud cais am swydd yn GIG Cymru yn y dyfodol.
Pe baech yn gwrthod rhoi caniatâd lle rydym wedi gofyn amdano, gallai hyn beri i’r cynnig gael ei dynnu’n ôl oherwydd y gwahanol safonau a deddfwriaeth y mae’n rhaid i GIG Cymru gydymffurfio â hwy bob amser.
Hefyd, ni fyddwn ond yn defnyddio’ch gwybodaeth heb eich caniatâd os yw’r gyfraith yn cyfiawnhau hynny. Gall hyn gynnwys cyhuddiadau o dwyll, lle mae’r ymgeisydd wedi dweud celwydd ar ei ffurflen gais, neu achosion lle mae’r ymgeisydd wedi cyflwyno dogfennau neu gymwysterau ffug.
ESR yw’r system gweithlu ar gyfer GIG Cymru a NHS England. Wrth dderbyn swydd yn y Bwrdd Iechyd / Ymddiriedolaeth, rydych yn derbyn y caiff data allweddol eu trosglwyddo neu eu mewnbynnu i ESR fel bod modd rheoli’r broses recriwtio a phrosesau gweithlu eraill yn effeithiol. Bydd hyn yn sicrhau effeithlonrwydd, prosesau recriwtio diogel a gwell diogelwch i gleifion.
At ddibenion eglurhad, mae'r Bwrdd Iechyd / Ymddiriedolaeth rydych chi'n gweithio iddo/iddi yn Rheolydd Data (sy'n gyfrifol am y data a gedwir) o'ch gwybodaeth, tra bod y system ESR a'r prosesau mewnol yn ogystal â PCGC, yn Broseswyr Data o'ch gwybodaeth.
Mae rhesymau pam rydym yn rhannu gwybodaeth at ddibenion recriwtio.
Fel arfer, rydym yn gwneud hynny yn rhan o’r broses ymgeisio / recriwtio, er enghraifft:
O dan y gyfraith, bydd eich gwybodaeth ond yn cael ei rhannu â’r rheolwyr recriwtio hynny sy’n gyfrifol am y broses recriwtio ar gyfer swydd wag yn eu hadran. Y rheswm dros hynny yw sicrhau mai dim ond staff priodol a gaiff fod yn rhan o’r gwaith o recriwtio staff, er eich budd chi a’r GIG.
Y sail gyfreithiol i ddefnyddio’r broses Trosglwyddo Rhyngawdurdodol a chysylltiadau eraill rhwng systemau gweithlu yw diddordeb cyfreithlon. O safbwynt diddordeb cyfreithlon y sefydliad neu ddiddordeb cyfreithlon trydydd parti, mae’r prosesu hwn yn angenrheidiol oni bai bod rheswm da dros ddiogelu data personol yr unigolyn sy’n drech na’r diddordebau hyn.
Yn arbennig, Erthygl 6 GDPR (Cyfreithlondeb Prosesu):
(b) mae angen prosesu ar gyfer cyflawni contract y mae gwrthrych y data yn cymryd rhan ynddo neu er mwyn cymryd camau, ar gais gwrthrych y data, cyn ymrwymo i gontract;
(c) mae angen prosesu er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol y mae'r rheolwr yn ddarostyngedig iddi;
Mae gan ddefnyddio categori data arbennig Erthygl 9(26)(h) sail gyfreithiol ar gyfer prosesu data personol ac mae hefyd yn berthnasol i drosglwyddo data am imiwneiddio a brechu.
Trwy rannu data personol trwy brosesau ESR diogel, mae’r profiad cynefino yn fwy syml, diogel a chyflym i’r ymgeisydd, ac mae hefyd yn sicrhau bod llai o ddyblygu gwaith, gwastraff ac oedi o gymharu â phrosesau papur amgen.
Mae gan sefydliadau yn y GIG felly ddiddordeb cyfreithlon wrth brosesu data yn y modd hwn, sef defnyddio proses Trosglwyddo Rhyngawdurdodol ESR a thechnolegau gweithlu sy’n cysylltu â’i gilydd.
Mae’n bwysig nodi bod gan bawb sy’n derbyn gwybodaeth amdanoch chi ddyletswydd i gadw’r wybodaeth honno’n gyfrinachol. Dim ond yr wybodaeth angenrheidiol y byddwn yn gofyn amdani, yn ei defnyddio ac yn ei rhannu.
Ni fyddwn byth yn gwerthu’ch gwybodaeth ac ni fyddwn yn ei rhannu heb yr awdurdod cyfreithiol priodol.
Diogelwch eich Gwybodaeth
Mae PCGC yn cymryd y cyfrifoldeb sydd ganddi i warchod eich gwybodaeth bersonol yn ddifrifol iawn. Ni waeth a yw'r wybodaeth honno ar ffurf electronig neu ar bapur.
Rydym hefyd yn cyflogi rhywun sy’n gyfrifol am reoli gwybodaeth a’i chyfrinachedd er mwyn sicrhau:
Mae disgwyl i bob aelod o staff gwblhau hyfforddiant yn rheolaidd. Mae angen hyfforddiant cynhwysfawr er mwyn gallu diogelu’r wybodaeth sydd wedi ei rhoi i PCGC. Mae’r hyfforddiant hwn yn sicrhau bod pob aelod o staff sy’n gweithio yn GIG Cymru yn ymwybodol o’i gyfrifoldebau mewn perthynas â thrin eich gwybodaeth, ni waeth pa adran mae’n gweithio ynddi.
Bydd PCGC yn sicrhau eich bod yn gallu cael mynediad at eich gwybodaeth. Gwnawn hyn er mwyn sicrhau eich bod yn ymwybodol o ba wybodaeth sydd gennym.
Mae gennych yr hawl i’r canlynol:
Mae PCGC yn ceisio ymateb i bob cais i gael mynediad at wybodaeth cyn gynted â phosibl. Mae’n rhaid i’r sefydliad ymateb i’ch cais cyn pen mis ar ôl ei dderbyn, ond gellir ymestyn y cyfnod hwn os yw’r cais yn gymhleth ac yn fawr.
Dim ond i’ch gwybodaeth chi eich hun y mae’r hawliau hyn yn berthnasol. Serch hynny, gallwch wneud cais i weld gwybodaeth unigolyn arall os yw un o’r amodau hyn yn berthnasol:
Bydd PCGC yn gwirio’ch cais i sicrhau bod yr wybodaeth y gofynnir amdani yn wybodaeth bersonol. Bydd yn amlwg bod yr wybodaeth yn bersonol fel arfer, ond bydd PCGC yn cysylltu â chi os nad yw’n glir.
Yn y rhan fwyaf o achosion, byddwn yn darparu’r wybodaeth yn rhad ac am ddim.
Fodd bynnag, gallem godi ffi fach. Byddwn yn codi ffi os yw’r cais yn un mawr neu’n un sydd wedi ei gyflwyno sawl gwaith.
Bydd yn dibynnu ar faint y bydd yn costio i ddarparu’r wybodaeth. Os ydych chi eisiau gwybod rhagor am y ffioedd a godir am wybodaeth, cysylltwch â Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth PCGC.
Sut gaiff yr wybodaeth ei darparu?
Caiff yr wybodaeth ei darparu ar ffurf sy’n hawdd ei defnyddio ar system arall os yw’n electronig (e.e. ffeil Microsoft Word neu Excel). Fel arall, caiff ei darparu ar bapur.
Er mwyn sicrhau bod y defnydd o’ch gwybodaeth bersonol yn gyfreithlon, mae’n bosibl y bydd PCGC yn gofyn am eich caniatâd i’w defnyddio. Nid oes rhaid gwneud hynny os yw’r wybodaeth yn cael ei defnyddio at ddibenion cyfreithlon o dan ddeddfwriaeth bresennol, fel recriwtio.
Mae’n rhaid eich bod wedi rhoi caniatâd (cydsyniad) o’ch gwirfodd ac nad ydych wedi bod dan bwysau i wneud hynny. Mae’n rhaid bod hyn wedi ei wneud mewn modd eglur, ac mae’n rhaid eich bod yn ymwybodol o sut y caiff eich gwybodaeth ei thrin.
Rhoi gwybod ichi a chael eich cydsyniad
Os byddwn yn gofyn am eich caniatâd, cewch chi wybodaeth am hyn ar ffurf yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn. Bydd hyn yn egluro beth y mae gofyn ichi roi caniatâd ar ei gyfer. Bydd rhaid i PCGC brofi ei bod wedi rhoi gwybodaeth ichi, a’ch bod wedi llwyr ddeall beth roddoch chi ganiatâd ar ei gyfer.
Os gofynnir am ganiatâd, gallwch roi eich cydsyniad mewn sawl ffordd. Gallwch ei roi yn ysgrifenedig, trwy dicio blwch ar wefan, trwy ddewis opsiynau ar ap ffôn symudol, neu drwy unrhyw weithred arall sy’n dangos eich bod wedi derbyn y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio.
Beth am atal y defnydd o wybodaeth neu ddileu data?
Er bod y seiliau cyfreithiol ar gyfer prosesu yn glir uchod, bydd PCGC yn ystyried cais am roi'r gorau i ddefnyddio a dderbynnir. Fodd bynnag, bydd PCGC yn storio gwybodaeth ond ni fydd yn ei defnyddio mwyach. Ond o ran prosesau’r rhaglen Penodi Hyd Ymddeoliad, mae’n annhebygol y bydd y data yn destun i hyn gan eu bod yn ymwneud â’r broses o’ch recriwtio.
Fodd bynnag, byddwch yn cael gwybod am unrhyw newidiadau i sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio, gan gynnwys rhoi’r gorau i ddefnyddio’ch gwybodaeth, ar yr adeg y cymerir y penderfyniad, a hynny ni waeth pa adran neu wasanaeth sydd dan sylw. Bydd unrhyw gyfyngiad o ran dileu eich gwybodaeth yn cael ei ystyried fesul achos ond bydd ceisiadau am ddileu a/neu gywiriad yn cael eu hystyried.
Fodd bynnag, caiff unrhyw geisiadau a dynnwyd yn ôl neu unrhyw geisiadau aflwyddiannus nad oeddent yn destun gwiriadau cyn cyflogaeth eu cadw am 13 mis. Cânt eu dinistrio ar ôl y cyfnod hwn.
Penderfyniadau a wneir yn awtomatig
Mae PCGC hefyd yn cymryd camau i atal y risgiau a all godi o gymryd penderfyniadau yn awtomatig:
Bydd hyn yn berthnasol i chi pan:
Mae’n bosibl y bydd PCGC yn awtomeiddio rhai penderfyniadau â’ch gwybodaeth, ond fel arfer bydd rhywfaint o fewnbwn gan fod dynol wrth wneud hyn. Mae gwirio/dilysu cymwyseddau cenedlaethol cyn eu cymeradwyo a’u cofnodi ar eich cofnod ESR yn enghreifftiau o hyn.
Fodd bynnag, bydd PCGC yn cymryd camau i nodi faint o benderfyniadau a wneir yn awtomatig ac i ystyried a yw’r rhain yn dderbyniol.
Bydd PCGC yn sicrhau bod unrhyw broffilio awtomatig yn deg ac yn gyfreithlon. Bydd PCGC yn defnyddio gweithdrefnau priodol, gan gynnwys cywiro gwallau lle bo data yn anghywir.
Os yw’ch cais yn llwyddiannus, caiff eich data ei lawrlwytho i system Electronic Staff Record (ESR).
Mae’r system ESR hefyd yn rhyngwynebu â systemau eraill megis Cofrestr y Cyngor Nyrsio a Bydwreigiaeth (NMC), y System Iechyd Galwedigaethol (OPASG2) a Gwasanaeth Diweddaru’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS).
Pan fydd canlyniad gwiriad DBS yn cael ei gofnodi ar eich cyfer yn ESR, bydd y system ESR yn cynnal chwiliad ar wasanaeth diweddaru'r DBS. Mae hyn er mwyn cadarnhau a oes gennych dystysgrif DBS fyw gyda Gwasanaeth Diweddaru’r DBS. Os canfyddir cyfatebiaeth bydd y rhyngwyneb wedyn yn gwirio'r gwasanaeth diweddaru bob 60 diwrnod.
Beth am yr hawl i gywiro neu i ddileu gwybodaeth anghywir?
Mae gennych yr hawl i ofyn i PCGC gywiro unrhyw wallau yn eich gwybodaeth.
Mae’n rhaid i PCGC sicrhau ei bod yn dileu neu’n cywiro unrhyw wybodaeth y profwyd ei bod yn anghywir neu’n anghyflawn.
Cedwir cofnodion yn unol ag atodlen cadw a gwaredu Cod Ymarfer Rheoli Cofnodion lleol ar gyfer amserlen cadw a gwaredu. Mae hyn yn pennu’r cyfnod lleiaf o amser y dylid cadw cofnodion.
Mae’r rhain yn cynnwys (er enghraifft):
Ffeiliau personél - 6 mlynedd ar ôl gadael y gwasanaeth
Cofnodion Gwyliau Blynyddol - 2 flynedd
Mae gan system Recriwtio Trac reolau cadw data yn eu lle, lle bydd ffeil ymgeisydd yn cael ei dileu o'r system, 400 diwrnod o ddyddiad cyflwyno'r cais.
Bydd cofnodion ymgeiswyr llwyddiannus hefyd yn cael eu dileu ar ôl 400 diwrnod oni bai bod dyddiad cychwyn yn cael ei gytuno a'i gofnodi yn Trac, yna bydd 200 diwrnod ychwanegol nes bod ffeil yr ymgeisydd yn cael ei dileu.
Os hoffech wneud cwyn ynghylch unrhyw broblemau sydd wedi codi mewn perthynas â’ch gwybodaeth, cysylltwch â:
Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth
Os ydych chi’n dal yn anfodlon yn dilyn eich cwyn, mae gennych yr hawl i wneud cwyn i:
Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
Dyma fanylion cyswllt dwyieithog yng Nghymru
Mae Canolfan Hunangymorth wedi ei sefydlu ar gyfer ESR, er mwyn cynorthwyo staff a rheolwyr wrth iddynt ddefnyddio ESR i gyflawni tasgau gweithlu (fel cofnodi gwyliau blynyddol er enghraifft neu weld eich slip cyflog a rheoli absenoldebau).
Bydd system Zen Desk yn eich galluogi i gyfathrebu’n hawdd â thîm cymorth ESR a hynny dros y ffôn, trwy e-bost ac mewn cyfleusterau sgwrsio. Bydd gofyn ichi gadarnhau pwy ydych chi gan ddatgan eich enw, eich rhif cyflogaeth ESR a natur eich ymholiad. Peidiwch â rhoi unrhyw wybodaeth bersonol arall.
I gael rhagor o wybodaeth am y daflen hon neu os oes gennych gwestiynau am gynnwys yr wybodaeth hon, cysylltwch â PCGC drwy e-bost neu dros y ffôn fel y nodir isod;
