Uwch-reolwr Busnes a Gweithrediadau Canolog HPSS

Swydd-ddisgrifiad a phrif gyfrifoldebau manwl

DYLETSWYDDAU A CHYFRIFOLDEBAU

 

1. Sgiliau Cyfathrebu a Pherthnasoedd

 

· Ymgysylltu â phob lefel o staff a rheolwyr gofal iechyd mewn gwelliant parhaus gan ddefnyddio dulliau a sianeli cyfathrebu priodol.

 

· Gan ddefnyddio amrywiaeth o sgiliau rhyngbersonol wedi'u datblygu'n dda, bydd deiliad y swydd yn ysgogi, dylanwadu, ysbrydoli ac arwain eraill i wella gwasanaethau, systemau a pherfformiad er mwyn cyrraedd safonau cenedlaethol.

 

· Dylanwadu ar bobl a digwyddiadau, yn ffurfiol ac yn anffurfiol, y tu mewn a'r tu allan i raglenni ffurfiol e.e. sgiliau ar gyfer newid, llwybrau gofal integredig, drwy ddefnyddio sgiliau cyfathrebu, negodi a darbwyllo datblygedig iawn. Bydd hyn yn cynnwys y gofyniad i ddatblygu a chynnal perthnasoedd adeiladol wrth gysoni neu ddatrys sefyllfaoedd o wrthdaro.

 

· Cyflwyno gwybodaeth gymhleth iawn/syniadau ar lafar ac yn ysgrifenedig i sicrhau bod negeseuon yn cael eu cyfleu'n gywir i gynulleidfaoedd amlddisgyblaethol. Bydd hyn yn cynnwys y defnydd o sgiliau cyflwyno wedi'u datblygu'n dda a fydd yn cynnwys deiliad y swydd yn defnyddio amrywiaeth o gymwysiadau meddalwedd i gynorthwyo'r gwaith o gyflwyno gwybodaeth gymhleth iawn a allai fod yn ddadleuol.

 

· Datblygu ac yn llunio adroddiadau manwl, graffiau, siartiau a deunyddiau cyflwyno cysylltiedig, gan ddefnyddio amrywiaeth o gymwysiadau meddalwedd.

 

· Cynorthwyo ac arwain fel adnodd arbenigol ar gyfer timau clinigol ac anghlinigol wrth iddynt fynd drwy’r broses o ddatblygu neu newid menter. Mynd ati'n barhaus i gysylltu â rhanddeiliaid allweddol er mwyn cynorthwyo'r perfformiad gorau posibl ar draws HPSS.

 

· Cynnal a datblygu sianeli cyfathrebu effeithiol a pherthnasoedd gwaith cydweithredol â staff ar bob lefel yn GIG Cymru a chyda Chyfarwyddwyr ac Uwch Reolwyr yn HPSS. .

 

· Meithrin diwylliant o ymgysylltu a dylanwadu gan sicrhau bod mentrau gwella a newidiadau yn cael eu harwain gan staff.

 

 

2. Gwybodaeth, hyfforddiant a phrofiad

· Darparu cyngor ar bob parth o weithrediadau a busnes i adrannau a swyddogaethau HPSS a'r gallu i addasu i unrhyw sefyllfa benodol.

 

· Datrys problemau yn genedlaethol ac yn lleol.

 

Cyfrannu at gyflawni Cynllun Tymor Canolog Integredig HPSS

· Bydd gan ddeiliad y swydd brofiad o reoli amrywiaeth o ddisgyblaethau gweithredol, gwasanaeth, pobl, cyllid, iechyd a diogelwch o ran risg

 

· Rheoli'r gwaith o gynllunio, darparu a rhoi sicrwydd ar gyfer rhaglen gymhleth o welliant parhaus a sicrwydd ar draws gwaith HPSS a bydd angen sgiliau rheoli prosiectau a rhaglenni cryf.

 

 

· Meithrin diwylliant o gydweithio ar gyfer darparu gofal teg, o ansawdd uchel, a diwylliant o arloesi drwy gydweithio.

 

· Sefydlu a chynnal trefniadau llywodraethu corfforaethol systematig cadarn ar gyfer HPSS

 

· Cynnal prosiectau perthnasol yn rheolaidd gan ddefnyddio methodoleg PPM briodol i wella systemau ar draws HPSS.

 

3. Sgiliau Dadansoddol a Beirniadol

· Defnyddio sgiliau dadansoddol i ddatblygu a dehongli data a gwybodaeth glinigol i lywio a datblygu atebion newydd yn seiliedig ar ymestyn systemau a phrosesau presennol.

 

· Rhoi barn sy'n deillio o ddadansoddi gwybodaeth gymhleth iawn a gasglwyd o amrywiaeth eang o ffynonellau; a defnyddio methodolegau gwelliant parhaus i ddangos

cyfleoedd ar gyfer enillion gwelliant parhaus i adrannau a swyddogaethau, gan gynnwys datblygu a gweithredu systemau integredig

 

· Mae gofyniad rheolaidd i ddatblygu a llunio adroddiadau a chreu a chynnal cronfeydd data.

 

4. Sgiliau Cynllunio a Threfnu

· Cynllunio a threfnu amrywiaeth eang o weithgareddau neu raglenni cymhleth y mae rhai ohonynt yn barhaus, sy'n gofyn am lunio ac addasu cynlluniau neu strategaethau.

 

 

· Cadeirio, arwain a hwyluso amrywiaeth o gyfarfodydd, rhwydweithiau a digwyddiadau i gynorthwyo'r HPSS. Bydd hyn yn ei gwneud yn ofynnol cymryd rhan mewn cyfarfodydd sy'n gofyn am gyfathrebu ag amrywiaeth o gynulleidfaoedd a chymysgedd o fynychwyr. Gall y grwpiau hyn gynnwys Cyfarwyddwyr ac uwch gydweithwyr amlddisgyblaethol ac uwch reolwyr gweithredol, gweithwyr proffesiynol iechyd a gofal cymdeithasol eraill.

 

· Datblygu a chyflwyno rhaglenni hyfforddi ar gyfer grwpiau amlddisgyblaethol. Mae hyn yn cynnwys cyflwyno i glinigwyr ac uwch reolwyr ar draws adrannau a swyddogaethau HPSS ynghylch amrywiaeth o bynciau gweithredol a busnes.

 

· Cymryd rhan mewn cynllunio rhaglenni, gan ddarparu cynllun manwl o weithgarwch fel y cytunwyd arno gydag Arweinydd Busnes a Gweithrediadau Canolog HPSS. Bydd hyn yn cynnwys eitemau cyflawnadwy mesuradwy, canlyniadau a ragwelir, risgiau, amserlenni/cerrig milltir, gofynion adnoddau a chyllidebol a gweithgarwch caffael a gynllunnir.

 

· Darparu diweddariadau ac adroddiadau rhaglen rheolaidd gan gynnwys Cyllid a Chaffael, Adroddiadau Gweithredol, diweddariadau cynllun gweithredol Chwarterol i Dîm Rheoli'r Gyfarwyddiaeth.

 

5. Sgiliau Corfforol

· Mae defnyddio uned arddangos weledol (VDU) yn fynych yn ofynnol ar gyfer y swydd hon am gyfnodau hyd at hanner diwrnod er mwyn llunio adroddiadau a dadansoddiadau cymhleth i gefnogi terfynau amser e.e. adroddiadau Cynllun Tymor Canolig Integredig/Cyfarwyddwr Gweithredol/Llywodraeth Cymru – gall hyn fod yn gymhleth yn aml a bydd angen ei esbonio mewn ffordd y gall cynulleidfa amrywiol ei deall

· Mae angen sgiliau bysellfwrdd ar gyfer cwblhau adroddiadau, dogfennau ac ati.

 

 

6. Cyfrifoldeb am Ofal Cleifion/Cleientiaid

· Gall fod disgwyl i ddeiliad y swydd gynorthwyo ag aelodau o'r cyhoedd/sefydliadau allanol e.e. presenoldeb mewn digwyddiadau/lleoliadau allanol.

· Mae cyswllt achlysurol â chleifion

 

 

7. Cyfrifoldeb am weithredu polisi/datblygu gwasanaeth

· Ymgysylltu â datblygu a gweithredu polisi ar gyfer datblygu polisïau a gwasanaethau ar draws HPSS. Cyfrannu at drafodaeth polisi lleol a chenedlaethol drwy gymhwyso'r agenda gwelliant parhaus.

Gweithio gyda Chyfarwyddiaethau, Adrannau, uwch reolwyr a thimau clinigol byrddau iechyd gan gynnwys defnyddwyr gwasanaethau ar draws pob bwrdd iechyd i nodi cyfleoedd ar gyfer ymgorffori gwelliant parhaus mewn ymarfer.

 

· Gweithio ar y cyd â'r Arweinwyr Rhaglen i gydlynu ac addasu cynlluniau i ddarparu rhaglenni gwella a datblygu gwasanaethau cenedlaethol a lleol ledled Cymru. Datblygu'r fframwaith gweithredol blynyddol ar gyfer y rhaglen gwaith ac amserlennu gweithgareddau a cherrig milltir i sicrhau bod rhaglenni'n cael eu darparu.

 

· Gweithio gyda rhanddeiliaid, rheolwyr cyfarwyddiaeth a thimau adrannol ar draws y sefydliad yn Iechyd Cyhoeddus Cymru i nodi cyfleoedd ar gyfer datblygu gwasanaethau ar gyfer poblogaeth Cymru.

 

· Nodi a chydlynu elfennau amrywiol rhaglenni a choladu gwybodaeth am raglenni ar draws HPSS. Datblygu a chreu adroddiadau i gynorthwyo rhaglen benodol a chynghori personél gwasanaeth eraill ar systemau casglu data priodol.

 

· Ymgysylltu â'r datblygu polisi ar gyfer rhaglen datblygu gweithredol parhaus y maent yn gyfrifol amdani, a'i lledaenu'n eang i adrannau, swyddogaethau a thimau ar draws HPSS

 

· Cynorthwyo a galluogi adrannau, swyddogaethau a thimau ar draws HPSS i ddatblygu systemau a gwasanaethau gan ddefnyddio methodoleg gwelliant parhaus sy'n seiliedig ar dystiolaeth ac yn briodol gan sicrhau bod mesurau llwyddiant yn cael eu cynnwys.

 

 

8. Cyfrifoldeb am systemau adnoddau ariannol a ffisegol

· Yn cyfrannu at lunio cyllideb HPSS ac yn gyfrifol am fonitro'r gyllideb, adrodd ar gynnydd yn y cyfarfodydd busnes misol, mae hyn yn cynnwys cyfrifoldeb am gymryd camau unioni i sicrhau bod cyllideb Cyfarwyddiaeth gytbwys yn cael ei chyflawni.

 

· Cyfrifoldeb am y gyllideb ddirprwyedig ar gyfer ei dîm ei hun gan gynnwys cyfrifoldeb am gaffael/dewis cyflenwr a monitro contractau.

 

· Yn gyfrifol am oruchwylio agweddau ariannol cyllideb(au) dirprwyedig a darparu adroddiadau ar gyfer cyfarfodydd Cyfarwyddiaeth ar wariant gwirioneddol hyd yn hyn; esbonio amrywiannau a chymryd camau unioni priodol.

 

· Llunio gwybodaeth/casglu data/dadansoddi i gefnogi cynlluniau hirdymor/gwella a chyfeiriad strategol ar draws HPSS

 

· Gweithio ar y cyd i benderfynu ar yr adnoddau, yr arbenigedd a'r gweithgareddau sy'n ofynnol i wneud gwaith drwy'r llwybrau mwyaf cost effeithiol.

 

· Cynnal prosiectau perthnasol yn rheolaidd gan ddefnyddio methodoleg Prosiect a Rheoli Rhaglen i wella systemau a gwasanaethau ar draws HPSS

 

 

9. Cyfrifoldeb am Adnoddau Dynol

· Cyfrifoldeb rheoli llinell ar gyfer grŵp o staff gan gynnwys datblygiad personol a phroffesiynol staff, a rheoli disgyblaeth, cwynion a chyfrifoldebau rheoli llinell

cysylltiedig, sydd weithiau'n cynnwys rhoi newyddion anodd a gofidus gan gynnwys materion perfformiad staff unigol a dwyn eraill i gyfrif.

· Sicrhau bod y gweithdrefnau sefydlu safonol yn cael eu dilyn ar gyfer aelodau newydd o staff.

· Yn gyfrifol am sicrhau bod staff yn cwblhau'r holl hyfforddiant statudol a gorfodol angenrheidiol ac yn parhau'n gyfredol, a nodi gofynion datblygu/hyfforddi pellach sy'n angenrheidiol i gyflawni eu rolau.

· Yn gyfrifol am adrodd a monitro pob math o absenoldeb, e.e. gwyliau blynyddol, absenoldeb oherwydd salwch, absenoldeb astudio, ac ati., a chwblhau'r holl ddogfennau perthnasol a diweddaru gwybodaeth o fewn ESR.

· Yn gyfrifol am arfarniadau blynyddol Fy Nghyfraniad, pennu a monitro amcanion, cynnal adolygiadau rheolaidd fel y bo'n briodol a rhoi adborth a chymorth i alluogi staff i gyflawni eu hamcanion.

 

· Yn aml bydd yn gorfod addasu i flaenoriaethau sy'n newid ac ailganolbwyntio ei waith ar feysydd blaenoriaeth newydd. Disgwylir y bydd yn ofynnol i ddeiliad y swydd berfformio mewn amgylchedd lle mae angen canolbwyntio'n ddwys drwy gydol y dydd ar amrywiaeth eang o faterion cymhleth iawn.

 

· Lle mae rhwystrau'n bodoli o ran gweithredu newidiadau ymarferol i wella parhaus bydd yn ofynnol i ddeiliad y swydd herio'r gweithlu ac uwch reolwyr gwasanaethau. Bydd hyn yn gofyn am ddefnyddio sgiliau cyfathrebu a rhyngbersonol datblygedig iawn a gall gynnwys sefyllfaoedd sy'n gofyn am reoli gwrthdaro'n effeithiol.